Hvordan skrive ut konvolutter fra data i Excel

Hvordan skrive ut konvolutter fra data i Excel


Microsoft Excel kan hjelpe deg med innspill og organisere data i en database format. For eksempel kan du ha et Excel-regneark med en liste over kundens navn og adresser som du noen ganger sender utsendelser til. Excel kan slå denne databasen inn konvolutter ved å bruke Microsoft Office Mail Merge funksjonen (i Microsoft Word). Utskriftsfletting henter data fra en Excel-fil, formaterer den, og skriver det på alle størrelser konvolutt du velger.

Bruksanvisning

1 Formater informasjon i Excel med kolonneoverskriftene. For eksempel skrive "navn" i celle "A1" som en kolonneoverskrift, og deretter listen mottakernavn i kolonne A starter på celle A2. Skriv "adresse" i celle B1 og deretter føre opp mottakeradressene nedenfor som i kolonne B.

2 Åpne Microsoft Word.

3 Start veiviseren for utskriftsfletting i Word 2007 ved å klikke på "masseutsendelser" -fanen og klikke på pil ned til høyre for "Utskriftsfletting." Klikk på "Mail Merge Wizard." I Word 2003, kan du starte veiviseren for utskriftsfletting ved å klikke på "Verktøy-> Brev og Mailings-> fletting."

4 Velg "Konvolutter" fra listeboksen. En pop-up vindu vil vises.

5 Velg konvoluttstørrelsen fra "Konvolutt størrelse" drop-down boks. For eksempel velge "Størrelse 10" konvolutt. Trykk "OK".

6 Klikk på "Velg mottakere" fra verktøylinjen, velg deretter "Bruk eksisterende liste."

7 Finn Excel-filen på datamaskinen, og trykk "Open". Hvis du har flere ark i arbeidsboken, kan Excel be deg om å velge regnearket. Hvis det skjer, klikker du på regnearket, og klikk "OK."

8 Klikk på "Sett inn flettefelt" på verktøylinjen. Det er der du forteller Excel til å sette informasjonen. Excel har trukket feltene fra Excel-data. For eksempel kan du ha et "navn" -feltet (velg det fra listen).

9 Klikk på "Finish og Merge." Velg "Skriv ut" fra listen over alternativer for å skrive ut konvolutter.

Hint

  • Når du utfører en utskriftsfletting, kan du faktisk ikke se noe skjer på skjermen (alt skjer i bakgrunnen). For å sjekke at fletting har skapt konvoluttene slik du liker, klikk på "Forhåndsvis resultater."
  • Du må ha kolonneoverskriftene på dine data i Excel (kolonneoverskrifter er i den første raden og identifisere data, som "Name" og "Adresse") eller fletting vil ikke fungere skikkelig.