Hvordan spare en møteinnkallelse til en annen Outlook-kalenderen

I Microsoft Outlook, kan du sende møteinnkallelser og planlegge møter med andre mennesker. Du kan planlegge et møte uansett om du kjører Outlook med Microsoft Exchange-programmet. Men hvis du ikke har Microsoft Exchange kjører, du og de personene du inviterer til møtet må konfigurere ledig / opptatt statusinnstillinger i Outlook for å se hverandres kalender tilgjengelighet. Når du sender en møteinnkallelse, mottakere har muligheten til å akseptere, godta møtet som midlertidig, eller fallende. Outlook lagrer automatisk møteinnkallelsen til kalenderne for hver person som godtatt møteforespørsel, selv de som aksepterte møtet som foreløpig.

Bruksanvisning

1 Åpne Microsoft Office Outlook. Klikk på "Go" i toppmenyen, deretter "Kalender".

2 Klikk på "Handlinger" på den øverste menylinjen, og klikk deretter på "Ny møteinnkallelse." Outlook åpner en "Untitled - Avtale" dialogboksen.

3 Klikk på "Til" knappen. Outlook åpner "Velg Deltakere og ressurser" i dialogboksen.

4 Skriv inn navnet på en person du ønsker å invitere til møtet i "Type Navn eller velg fra listen" boksen, eller bla gjennom listen over navn i "Name" -listen, og klikk den inviterte navn. Klikk på "Obligatorisk" dersom personens oppmøte er obligatorisk, eller "Ekstra" dersom møtet kan fortsette uten den inviterte.

5 Gjenta trinn 4 for hver person du ønsker å inkludere i møtet. Hvis du trenger en ressurs for møtet, for eksempel et møterom eller konferansetelefonlinje, kan du klikke ressursen fra "navn" liste, og klikk deretter på "Ressurser".

6 Klikk på "OK" etter å ha lagt alle deltakere og ressurser til møteinnkallelsen.

7 Skriv inn et emne for møtet i "Emne" boksen, slik som "Staff forsamlingen."

8 Hvis du har lagt en ressurs til møteinnkallelsen i trinn 4, vil Outlook automatisk legge ressursen til "Location" -boksen. Ellers skriver du et sted for møtet i "Location" -boksen.

9 Klikk på "Planlegging" -kategorien. Gjennomgå tilgjengeligheten av potensielle møtedeltakere og ressurser på "Planlegging" -kategorien. Identifisere og velge en gratis blokk av gangen, vist i hvitt, for møtet. Klikk på "avtale" -kategorien.

10 Klikk for å sjekke "Påminnelse" boksen hvis du vil møte deltakerne til å motta en påminnelse varsel før møtet starttid. Klikk og velg hvor lang tid i forkant av møtet du ønsker å minne inviterte av det kommende møtet fra "Påminnelse" drop-down menyen. Outlook velger et tidsintervall på 15 minutter som standard.

11 Legg til ekstra møte informasjon, for eksempel en agenda, instrukser, eller oppdrag, til meldingsteksten.

12 Klikk på "Send". Outlook sender møteforespørselen til folk du har lagt til avtalen.

Hint

• Klikk på "Send oppdatering" hvis du endrer detaljene i møteinnkallelsen etter sending utnevnelsen til deltakerne.
• Hvis du har tilgang til Outlook-postboksen fra to forskjellige datamaskiner, slette en forespørsel på en datamaskin etter å akseptere det på en annen datamaskin kan føre til møtet for å forsvinne fra kalenderen. Utnevnelsen kan fortsatt vises på kalenderne til personene du har invitert til møtet.