Hvordan spore Fakturerte Elementer i Quickbooks

Quickbooks, en regnskapsmessig programvare laget av Intuit, gir flere funksjoner for små bedrifter eieren å spore kundens ordre, innkjøp, fakturert varer, fakturaer og betalinger. Quickbooks gjør dette ved å gi sporing funksjoner på mange av feltene i en intern transaksjon for å bistå i å finne ting enkelt. Det er flere forskjellige måter å holde rede på fakturert elementer i Quickbooks fil, er det en enkel sak for å bruke dem riktig.

Bruksanvisning

Sporing Fakturerte Leverandør elementer

1 Begynn med kjøp for å spore Billed leverandørens elementer. En innkjøpsordre genereres til en leverandør, autoriserer dem til å utføre en bestemt funksjon, tjeneste eller for å levere varer. Fyll ut alle datafeltene når du genererer en bestilling til en leverandør. Hvert felt er spores ved hjelp av søkefunksjonen i Quickbooks. Quickbooks tildeler et ordrenummer til hver ordre opprettet i systemet. For å avgjøre om en leverandør allerede har fakturert mot innkjøpsordren, kopiere innkjøpsordrenummeret fra leverandørens form i øvre høyre boksen merket "PO Nei" i Quickbooks og utføre et søk. Dette vil få opp noe belastet som innkjøpsordre.

2 Bruk "Referansenummer" -feltet på leverandørens fakturering skjermen. Når materialet er bestilt gjennom bestillingen er mottatt, mottar selskapet en faktura fra leverandøren, samt et konnossement. Bruk konnossement eller ordrenummer som "Referansenummer." Hvis du har lagt inn bestillingen på riktig måte, er det ordrenummer og referansenummeret på konnossementet knyttet sammen til samme transaksjon.

3 Input fakturaer i Quickbooks system og sørg for å bruke "Memo" linje. Hvis en eller annen grunn, er det ingen ordrenummer og ingen konnossement nummer, har du muligheten til å tilordne tallene selv og sette dem i riktig linje eller ved hjelp av "Memo" linje. Den ligger på nedre venstre på fakturaen skjermen. Du kan også bruke dette feltet i hvilken måte du velger, å forholde seg til en jobb eller et prosjekt nummer for å vise spesifikke elementer betalt mot at prosjektnummer.

Sporing Fakturerte Kunde Items

4 Utnytte salgsordrenummeret for å binde sammen kundefakturaer og salgsordrer. Generere en salgsordre når en spesifikk forespørsel kommer fra en kunde for en vare som ikke er på lager. Ved å opprette en salgsordre, kan Quickbooks automatisk generere fakturaen for denne leverandøren også. Tilordne salgsordrenummeret å spore varer som er bestilt for en bestemt kunde.

5 Generere fakturaer og sende med forsendelser til kunder basert på salgsordrer som er opprettet i systemet. Ved mottak av betaling, er kontantkvittering knyttet til fakturanummer knytte de to sammen i Quickbooks system. Hver form har et identifikasjonsnummer som kan brukes til å spore dette bestemt element eller gruppe av elementer. Dersom fakturaen er en del av en tidligere bestilling kunden presenteres firmaet med, bør dette nummeret føres på faktura eller kvittering i sentrum boksen merket "PO Nei".

6 Se utbetalinger på kundens betaling skjermen på to måter. På høyre side er det en boks merket "Referansenummer." Referansenummeret sporer betalingen så hvis betalingen er med sjekk, ville det sjekknummer gå i dette feltet. Hvis det ble betalt med et kredittkort, går autorisasjonsnummer her.

Den andre måten er med "Memo" linje. Som memo linje i innkjøpsordrer og salgsordrer, er dette en måte å spore ytterligere informasjon. Dette gjelder også for sporing delbetalinger på en faktura gjort på tidspunktet for salget.