Hvordan type fakturaer

Du kan opprette fakturaer ved hjelp av en tilpasset eller pre-laget mal og Quickbooks, Microsoft Word eller Microsoft Excel. Quickbooks lagrer automatisk alle bedriftens maler, og gir deg en ren faktura for hver transaksjon. På samme måte kan du lage en mal i Word og lagre hver skrevet faktura under et annet navn; malen går tilbake til tom etter hver bruk. Excel-laget fakturaer vil beregne total automatisk, og kan også lagres som maler for fortsatt bruk.

Bruksanvisning

Ved hjelp av Microsoft Word 2010

1 Åpne et nytt Microsoft Word-dokument. Klikk på Sett inn-menyen øverst på skjermen. Velg "Bilde" og velg din logo fra listen. Klikk "OK" for å importere filen.

2 Ordne din logo i sentrum, venstre eller høyre side av skjermen, avhengig av hva som ser best for deg, avhengig av størrelse, form og informasjonen i logoen. Hvis du ikke har en logo, eller logoen din inneholder ikke den fulle navnet på selskapet, velger en font fra "Skrift" drop-down menyen og skriv inn navnet på firmaet ved siden av logoen.

3 Skriv inn din bedrift kontaktinformasjon, inkludert adresse, telefon- og faksnummer, e-post og web-adresser under firmanavnet. Juster skriftstørrelser av firmanavn og informasjon til navnet er fremtredende, og detaljene er store nok til å se klart. Hele overskriften bør bare ta opp omtrent to inches av plass på toppen av siden.

4 Plasser markøren én eller to rader under overskriften, type "Date:" trykk "Enter". Type "Kundenavn:", trykk "Enter"; skriver "Kunden Adresse:", trykk "Enter"; og type "ord:" og trykk "Enter".

5 Klikk på "Table" -menyen øverst på skjermen og velg "Sett inn tabell". Formater bordet for å inkludere antall kolonner du trenger. Antall kolonner som trengs, avhenger av hvor mye informasjon du vil skal vises på fakturaen; for eksempel kan det være lurt å inkludere "element name", "Beskrivelse" og "beløp". Velg 15 rader og mørkere sirkelen ved siden av "Automatisk tilpasning til vindu." Klikk på "OK".

6 Skriv inn kolonnetitlene i den øverste raden, og ordet "Total" i bunnen celle i nest siste raden. Høyreklikk hvor som helst på bordet og velg "Tabellegenskaper". Klikk på "kantlinjer og skyggelegging" knappen og velg "None" på "Borders» -feltet hvis du ønsker å fjerne tabellen rutenett. Ellers la rutenett på plass.

7 Klikk på "File" meny-knappen og velg "Lagre som". Navngi dokumentet, og velg deretter "Dokument mal" fra "Lagre som type" drop-down menyen. Klikk på "Lagre" -knappen.

8 Åpne programvaren, klikk på "File" meny-knappen og velg "New". Velg "Maler på min datamaskin" og åpne den lagrede malen filen.

9 Skriv inn fakturadato, kundens navn og adresse, og vilkårene for fakturaen. Skriv inn varer, beskrivelser og detaljer og fylle i "Total" feltet nederst på fakturaen. Lagre og skrive ut fakturaen.

Ved hjelp av Microsoft Excel 2010

10 Åpne Microsoft Excel 2010, og skriv navnet på virksomheten i celle A1. Hold "Ctrl" -tasten og trykk "Enter". Skriv hver komponent av din kontaktinformasjon, trykke "Ctrl + Enter" mellom hver linje.

11 Type "Date:" i celle A3, "Kundenavn:" i celle A4, "Kunden Adresse:" i celle A5 og "Vilkår:" i celle A6.

12 Skriv overskriftene du ønsker å inkludere på fakturaen over rad åtte. Inkluder overskrifter som "Navn", "Mengde", "Beskrivelse", "Rate" og "beløp". Dra linjene mellom søylene til en passende størrelse for hvert element. For eksempel bør kolonnen herunder elementet beskrivelse være lengre enn en herunder elementet beløp. Endre header skriftene om ønskelig.

1. 3 Marker celle A1, og hver celle raden som korresponderer med faktura overskrifter. Hvis du har fem overskrifter, markere cellene A1-E1. Klikk på "Flett og Center" knappen på verktøylinjen øverst på skjermen. Velg en skrifttype som representerer din virksomhet og justere skriftstørrelser av virksomhetens navn og kontaktinformasjon. Dra linjen mellom rad en og to til du kan se alle dine kontaktopplysninger og firmanavn.

14 Formater noen nummererte celler. Velg hver seksjon med celler som skal inneholde nummererte elementer, høyreklikk, velg "Formater celler" og velg "Currency", "Number" eller "Date". Plukk ønsket format fra rullegardinmenyen.

15 Klikk på "File" og velg "Print Preview" for å se hvor mange rader du vil ha tilgjengelig for notering elementer. Lukk "Print Preview" skjerm og legge merke til hvor de stiplede linjene har dukket opp på dokumentet. Type "Total" i en celle nær bunnen av skjermen, til venstre for den "Mengde" -feltet kolonnen. Merk cellene i "Beløp" -kolonnen, inkludert den siste cellen ved siden av cellen du skrev "Total" inn, og klikk på "Autosummer" knappen for å sette inn et totalt format. Din totalsummen for alle elementer vil automatisk bli satt inn i denne cellen.

16 Klikk på "File" og velg "Lagre som". Velg "Mal" fra "Lagre som type" drop-down menyen, skriv inn et navn på malen og klikk "OK" for å lukke.

17 Åpne malen filen og skriv inn datoen, kundens navn og adresse og vilkår i gjeldende cellene.

18 Skriv inn artikkelnavn, mengde, beskrivelse, hastighet og totalt i hver rad. Lagre og skrive ut fakturaen.

Ved hjelp av Quickbooks 2011

19 Klikk på "Opprett Fakturaer" linken på Quickbooks starte skjermen.

20 Skriv inn kundens navn i "Kunde: Job" -feltet. Opprett en ny kunde om nødvendig. Kunden adresse skal vises i "Bill Til" -feltet. Velg riktig mal fra rullegardinmenyen.

21 Oppgi fakturadato dd / mm / åååå format og fakturanummeret i de merkede feltene. Quickbooks setter automatisk den neste forventede fakturanummer.

22 Skriv inn et ordrenummer og velger riktige betalingsbetingelsene fra rullegardinmenyen.

23 Skriv hver unike element navn og kvantitet i hoveddelen av fakturaen. Hvis du skrev inn en beskrivelse når du opprettet hvert element vil den automatisk vises i "Beskrivelse" feltet, så vil satsen for dette elementet. Opprett et nytt element om nødvendig. Velg "Opprett ny" fra "Item" drop-down menyen.

24 Klikk på "Legg Tid / kostnader ..." knappen hvis du tidligere avsatt tid eller kostnader til jobben. Velg en av de elementene som er oppført for å legge oppføringene til fakturaen.

25 Bekreft totalbeløpet og klikk på "Lagre og lukk" hvis du er ferdig med å opprette fakturaer eller "Lagre og Ny" for å åpne en annen blank faktura mal.

Hint

• Nesten alle versjoner av Word, Excel eller Quickbooks kan brukes etter identiske eller lignende prosesser.