Microsoft Excel Database Tutorial

Opprette en Microsoft Excel database er en enkel måte å spore informasjon. Excel databaser er bra for sporing flate data, for eksempel kontaktlister, budsjetter og hendelsesinvitasjoner. Hvert av disse eksemplene krever bare en tabell. Excel bør ikke brukes som en database for å spore relasjons informasjon, som å spore hvilke produkter kundene kjøper. Dette er fordi relasjons informasjon krever to eller flere tabeller, for eksempel en kundeliste og produkter listen.

Utforme en Excel Database

Før faktisk lage databasen i Excel, bør du bruke noen minutter på å designe systemet. Det er et viktig tidsbesparende å lage en grov skisse av regnearket, siden det kan være vanskelig å legge til felt på et senere tidspunkt. Den grove utkast skal identifisere all informasjon du ønsker å spore. Dette bør inkludere ting som navn, adresser og telefonnumre for kontakter, eller forfallsdatoer og dollar beløp for et budsjett database. Når du identifisere denne informasjonen, så er det relativt enkelt å organisere det. Det som er viktig å huske på når organisere informasjon er å holde felt så liten som mulig. For eksempel, ville du ikke ha et felt som heter adresse; i stedet, ville du bryte det ned i mindre data, som gateadresse, by, stat og postnummer. Dette gjør det lettere senere å søke og filtrere data. Når du har fullført design, er det en enkel prosess å opprette databasen.

Opprette et Excel Database

Nå som du har identifisert nøyaktig hva du vil at Excel database skal inneholde, er det enkelt å lage den i Excel. Bare å starte et nytt regneark i Excel og lagre det som navnet på databasen. Hver liten bit av informasjon, som kalles et felt som du identifisert i designfasen er en kolonneoverskrift. For eksempel, for kontaktdatabasen, ville celle A1 være etternavn, ville celle B1 være fornavn, og C1 ville være Gateadresse. Bare fyll feltnavnene som går på tvers av kolonneoverskriften. Når du har opprettet feltene, kan du formatere dem ved å gjøre ting som å endre størrelse på kolonnene, fet skrift overskriftene, og endre farger hvis ønskelig. Når det er ferdig, er du klar til å legge data. Hver rad i Excel er en rekord. Bare klikk på den første tomme cellen i kolonnen, og fylle ut informasjonen. Hvis databasen skal inneholde en rekke poster, så vil du kanskje vurdere å fryse feltnavnene. Dette vil alltid vise kolonneoverskriftene, slik at du kan se hvor du er, uansett hvor mange rader i regnearket inneholder.