Microsoft Outlook e-regler

Microsoft Outlook er en måte å forenkle din e-post og forhåndsdefinerte handlinger skal skje automatisk slik at du kan bruke mindre tid på å administrere e-posten din. Regler i Outlook er triggere kan settes basert på visse vilkår som skal utføre visse handlinger for deg, som å flytte meldinger til bestemte mapper, sette opp en auto-responder for når du er borte eller å ha søppelpost og uønskede meldinger som sendes direkte til søppel.

filtrering

Ved hjelp av regler kan hjelpe deg pre-sortere e-posten din. Hvis du har e-post som trenger å gå til en bestemt mappe, kan en regel hjelpe deg. Hvis du mottar e-post fra kunstklubben, som et eksempel, kan du sette en regel for å se på "Fra" -feltet i all innkommende e-post. Når den finner adressen til kunstklubben i "Fra" -feltet, kan det få beskjed om å automatisk flytte denne e-posten til kunstklubb mappen.

slette

En annen tilstand kan være satt hvis, for eksempel, visste du ikke ønsker å bli plaget med vitser folk sender i e-post; du kan sette regelen for å lete etter ordet "spøk" i emnefeltet og umiddelbart flytte alle disse til papirkurven. Mange bruker regler for å unngå søppelpost sendt ved å videresende fra person til person i en kjede. De satt regelen for å lete etter "Fw" i emnefeltet og automatisk sende disse til papirkurven også.

kvittering Response

I både forretnings-og personlig bruk, kan det være lurt å la avsendere av e-post vet umiddelbart at du har mottatt e-posten sin, og vil være å svare innen en viss tid. Noen salg styrker bruker denne regelen, ved å sette den til å automatisk svare med en mal melding som sier noe sånt som "Hei! Takk for din e-interesse. Jeg vil svare på e-post innen 48 timer på forespørselen din." Dette holder folk fra å tenke de blir ignorert etter å sende en e-post til en selger som er ute av kontoret.

Ferie Auto-Responder

Det kan være lurt folk til å vite at du kommer til å være borte i noen dager, og de bør ikke forvente å høre fra deg i løpet av den tiden. En auto-responder gjør utslaget. Bare sette regelen til å svare på alle e-post med forberedt melding om dem når du kommer til å være tilbake på kontoret.

maler

Alle de ovennevnte metoder krever etablering av arkiv meldinger eller maler. For å gjøre dette, starte en ny e-post, skriver ut meldingen og lagre som en mal i stedet for å lagre den som en e-post utkast. Disse er holdt i en spesiell mappe i Outlook, og du kan ha så mange av dem som du vil, for å dekke eventuelle epost anledning.