MS Access 97 Guider

Microsoft Access er et program som brukes til å lage datamaskinens skrivebord databaser for Microsoft Windows familien. MS Access 97-plattformen er den mest populære og en favoritt blant Windows-brukere for å lage databaseinformasjon som det opprettholder transparent med nåværende versjoner av Access.

Access Database

Microsoft Access er en relasjonsdatabase management system som lagrer og utsikt data på en måte som gjør informasjonen lett å hente senere. For eksempel informasjonen i telefonboken er en database, en enkel samling av informasjon.

De fire grunnleggende modulene i en Microsoft Access-database er tabeller, skjemaer, rapporter og spørringer:

tabeller
Tilgang data blir lagret i tabeller om et bestemt emne. Hvis du lagrer informasjon om et kjæledyr, vil du ha en tabell som heter Pet og det kan ha kolonner for navn, alder, rase og så videre.

skjemaer
Enkelt vise, legge inn eller endre data direkte i en tabell, er en form produsert. Når du åpner et skjema, Access henter data fra en eller flere tabeller og viser det på skjermen.

Reports
Ligner på et Excel-regneark, en rapport skildrer data på en spesiell måte for utskrift i stedet for bare vises på skjermen. Rapporter kan brukes til å lage adresseetiketter, gruppe data eller beregne totaler.

spørringer
En spørring henter data fra en eller flere bord og viser resultatene som en kilde til poster for skjemaer og rapporter. Spørringer også oppdatere eller slette flere poster samtidig og kan utføre egendefinerte beregninger.

Å lage Access-database

Første gang du starter et prosjekt for MS Access 97, skal opprettes en tom database. Velg "Microsoft Access" fra Microsoft Office 97 Suite, og deretter velge "Blank Database." Microsoft Access vil matche relaterte poster fra tabellen du oppretter, slik at du kan ta dem sammen i en form, rapport eller spørring.

Tabeller er nødvendig i en database for lagring av de viktigste enheter av data. For å opprette en tabell, klikker du på "bord" på Access hovedskjermen, klikk på "Ny" knappen. Velg "Design View" og gi dataene i feltet Navn, Datatype og beskrivelse felt.

Når en ny tabell opprettes, er et skjema som trengs for å vise dine data. Klikk på "Skjemaer" -kategorien på Tilgang hovedskjermen, og velg deretter "Form Wizard." Nederst i dialogboksen, velger du navnet på tabellen du nettopp opprettet, og flytte hver av feltene fra de tilgjengelige feltene side over til Selected Fields.

Opprett en rapport for å vise alle dine nye tabellen informasjon. Fra "Rapporter" fanen på Tilgang hovedskjermbildet, klikker du på "Ny" knappen. Velg "Rapportveiviser", velg deretter den nye tabellen. Klikk på "OK" -knappen, velg deretter alle feltene i den nye tabellen ved å flytte dem over til Selected Fields.

I det siste trinnet, lage en spørring fra Access hovedskjermbildet for å hente dataene. Klikk på "søk" -kategorien, velg deretter "Ny" knappen. Velg "Simple Query Wizard" alternativet, velger den nye tabellen for spørringen og deretter angi hvilke felt i tabellen vises i søket utgang.

Access-databasen inneholder nå tabeller med data, spørringer for å hente data, skjemaer for å legge inn data og rapporter for å vise data. Informasjon som kan ha eksistert på spredte notater kan nå spores og formatert.