Programvare Compliance Issues

Når du kjøper programvare for personlig bruk, det inkluderer vanligvis en lisens, så det er ikke vanskelig å administrere. Når du kjøper flere programmer for et stort selskap, noen som kan nås eksternt av brukere, linjene rundt å ha riktig antall lisenser begynner å dimme. Programvareselskaper sjekke disse lisensene ved å utføre revisjoner, og det kan være stive økonomiske sanksjoner for selskaper som ikke er i samsvar med konsesjonsbestemmelser.

Hvorfor Leverandører Audit

Programvareleverandører prøve å finne en balanse mellom å generere riktig inntekter og opprørende kunder, ifølge en Ernst & Young undersøkelsen. De revisjon for å sørge for at deres programvare er lisensiert riktig, noe som betyr at selskapene har kjøpt riktig antall lisenser for antall personer som bruker den programvaren. Ernst & Young Undersøkelsen fant at de mest fremtredende grunnen programvareleverandører utføre revisjoner er å generere mer inntekter, med 63 prosent av de spurte siterer det som den viktigste grunnen. Det ble tett fulgt av immaterielle rettigheter beskyttelse på 50 prosent, mens kundetilfredshet var bare 13 prosent.

Ut av Compliance

Mange selskaper funnet å være ute av samsvar i utgangspunktet har betalt for et færre antall lisenser enn de har ansatte som bruker programvaren. Dette kan være en forglemmelse, eller selskapet kan være å prøve å spare penger. Business Software Alliance anslår at 25 prosent av selskapene er ute av samsvar på noen måte. Administrerende programvare compliance kan være komplisert, og det er derfor tilfeldig avvik er vanlig. Programvareleverandører har ulike lisensieringsprogrammer - det er ikke en one-size-fits-all kontrakt, så det er vanskelig for bedrifter å holde tritt med detaljene i hver kontrakt.

compliance Komplikasjoner

Enkelte selskaper bruker fjerntilgang servere, cloud computing eller åpen kildekode. Disse komplisere etterlevelse revisjonsprosessen betraktelig, og også bidra til å forklare hvordan lisensavtaler kan være forvirrende. Hvis det er installert programvare på en server i stedet for på individuelle datamaskiner, kan lisensen fortsatt inkludere rettighetene til noen individuelle datamaskiner. Dette tallet kan overskrides over tid uten at selskapet har til hensikt å falle ut av samsvar. Noen lisenser tillater ansatte å installere programvaren på en personlig bærbar PC å jobbe hjemmefra, noe som er svært vanskelig å administrere. Dessuten kan bedrifter installere lisensiert programvare på noen datamaskiner samtidig som andre ansatte til å bruke åpen kildekode, eller fri, programvare, som kan forskyve tallene leverandørene ser i revisjon - leverandøren kan se 100 ansatte, men bare 50 lisenser, ikke vel vitende om at 50 ansatte bruke en annen programvare som ikke krever tillatelse. Noen kontrakter krever bruk av denne leverandørens programvare utelukkende, noe som ville gjøre åpen kildekode mot reglene.

Falling Out of Compliance

Det er mange måter selskaper mister oversikten over lisenser og faller ut av samsvar. Større bedrifter ofte investere i en asset management system som sporer programvarelisenser og bruk, men hvis de ikke har en, er det ofte menneskelig feil som fører til manglende overholdelse. Når teknologien ansatte legger til ny maskinvare, for eksempel servere, eller reimages eksisterende systemer, kan programvaren være et uhell installert feil - på feil datamaskinen, for eksempel. Mange teknologi folk stole på rapporter fra leverandøren som viser antall brukere i selskapet, men disse postene er ofte feil - mange ganger, er de basert på det totale antall ansatte i stedet for antall ansatte ved hjelp av programvaren. Leverandør poster kan være unøyaktig, viser færre ansatte enn faktisk på selskapet. En mer vanlig problem er rett og slett dårlig journalføring - IT-avdelingen kan ikke kommunisere effektivt med finans ansatte, noe som resulterer i en utilbørlig antall kjøpte lisenser.