Retninger for å skape og fletting Word-dokumenter

Retninger for å skape og fletting Word-dokumenter


Hvis du skriver det samme brevet til flere personer, vil Microsoft Word 2007 Mail Merge lar deg lage et hoveddokument med det vesentlige av brevet setter inn plassholdere for tilpasset informasjon. Word fyller disse plassholdere (felt) når du fletter hoveddokumentet med et regneark, Outlook kontakt eller dataliste du oppretter. Når fusjonert, har du flere bokstaver som ligner, men er tilpasset med elementer som navn, adresser og e-postadresser. Hvis du aldri har brukt fletting før, har Word en veiviseren for utskriftsfletting for å hjelpe deg å navigere gjennom prosessen.

Bruksanvisning

1 Åpne Word, som åpner et nytt dokument. Klikk på fanen "masseutsendelser" og deretter "Start utskriftsfletting." Klikk på "Step by Step Mail Merge Wizard" på rullegardinlisten. Den oppgaveruten Utskriftsfletting vises til høyre på skjermen.

2 Klikk på "Letters" -knappen for hoveddokumentet type eller en annen alternativknappen for basisdokumentet type. Klikk på "Neste: Oppstartsdokument" linken nederst i oppgaveruten.

3 Klikk på "Bruk gjeldende dokument" -knappen for å skape basen brev til ditt prosjekt. Du kan også bruke en forhåndsformatert mal fra Microsofts Mal bibliotek eller bruke et eksisterende dokument ved å velge disse radioknappene. Klikk på "Neste: Velg mottakere" linken.

4 Klikk på "Bruk og eksisterende liste" -knappen for å bruke en eksisterende mottakerlisten i Microsoft Excel, Access eller en annen avgrenset fil type. Hvis du har en kontaktliste i Outlook som datatype, klikk på "Velg fra Outlook-kontakter" -knappen. For å lage en liste, velger du "Skriv inn en ny liste" -knappen.

5 Klikk på "Browse" og naviger til eksisterende datalisten. Velg filnavnet og klikk "Åpne". Kontroller feltene er riktige og gjøre noen endringer for eksempel legge til et felt eller skille andre, klikk "OK" for å legge datakilden.

6 Klikk på "Next: Skriv din Letter" link. Skriv basen brev. Legge til felt for å tilpasse ved å klikke på feltene i fletteoppgaveruten. For eksempel inn bedriftens navn og adresse, og klikk deretter på "Address Block" linken. Dette åpner dialogen Block Adresse-boksen slik at du kan velge adresseformat for mottakerne. Velg alternativer for adresseblokk, og klikk deretter "OK". Legg til andre felt til brevet som du skriver for eksempel "Hilsen Line" for hilsen brevet. Klikk på "Flere elementer" til å bruke alternative områder som telefonnummer eller e-postadresse. Klikk på "Neste: Forhåndsvis brevene" når du er ferdig med å skrive basen brevet.

7 Forhånd bokstavene i neste trinn i veiviseren. Du vil se den første tilpassede brev og være i stand til å legge til eller slette innhold. Klikk på "Neste: Fullfør flettingen" linken for å fullføre sammenslåing. Klikk på "Skriv ut" for å skrive bokstavene ut.

Hint

  • Bruk veiviseren for utskriftsfletting i Word 2010 eller 2003, selv om skiltene vil være litt annerledes.