Slik arkiverer Data Access

Administrere en database, for eksempel med Microsoft Access, er ikke alltid så enkelt som å legge inn data i en tabell, og med jevne mellomrom søker det. Vedlikehold må utføres på databaser med regularitet, spesielt hvis disse databasene er store i størrelse. En del av dette vedlikeholdet kan omfatte arkivering av data som brukes sjelden. Denne aktiviteten må utføres når databasen størrelse er raskt voksende og ytelse blir påvirket. Heldigvis kan data bli flyttet til et arkiv database der kan nås informasjonen på nytt i fremtiden.

Bruksanvisning

1 Naviger til Access database fil og dobbeltklikk på den for å åpne databasen i Microsoft Access.

2 Velg "Tabeller" fra kolonnen til venstre side av skjermen, og velg deretter bordet som dataene du ønsker å arkivet er lagret.

3 Trykk "Ctrl + C" for å kopiere tabellen, og trykk "Ctrl + V" for å umiddelbart lime den tilbake i en oversikt over bord, som vil lansere "Lim tabell som" -vinduet.

4 Velg "Structure Only" alternativet nederst i vinduet, og klikk deretter på "OK" -knappen. Dette vil generere en ny kopi av tabellen i "Tabeller" liste, med navnet "kopi av xxxxxx", der "xxxxxx" er navnet på tabellen du nettopp kopierte. Kopiering av bordet på denne måte bevarer strukturen i tabellen, slik som alle de felter hvor dataene er lagret, men det vil ikke kopiere postene som er lagret i tabellen.

5 Høyreklikk på den opprinnelige kopien av tabellen og velg "Gi nytt navn" for å legge inn et mer beskrivende navn for arkivet ditt bord. Dette vil være nyttig i fremtiden, spesielt hvis du kommer til å bli arkivere database tabeller med noen regularitet. Gode ​​arkiverings navn kan inneholde dato for arkiv, eller en enkel beskrivelse av de data som finnes i den arkiv tabellen.

6 Høyreklikk på "Kopi av xxxxxx" tabellen og velg "Gi nytt navn" alternativet. Endre navnet slik at det er bare "xxxxxx" uten "Kopi av" ordlyden. Du har nå to kopier av tabellen - den opprinnelige tabellen, som har blitt arkivert bordet, og "Structure Only" kopi, som nettopp har fått nytt navn, og skal lagre tabelldata fra dette punktet.

Hint

• For å lage en sikkerhetskopi av databasen, klikker du på "Office" -knappen øverst i venstre hjørne av skjermen, og velg alternativet "administrere". Velg "Sikkerhetskopier Database" under "Administrer denne databasen" delen, deretter inn et navn for sikkerhetskopien, samt et sted. Klikk på "Lagre" knappen når du er klar for å starte sikkerhetskopieringen.