Slik behandler Arkiveringssystemer

Et arkivsystem er en måte å organisere dine forretningsrelaterte dokumenter. Ideelt sett gir et arkivsystem for rask og effektiv gjenfinning av dokumenter, men hvis du ikke klarer systemet riktig det kan bli en forvirrende rot. Lær det grunnleggende om å administrere et filsystem på kontoret for effektivitet. Hold ord profesjonell arrangør Sally Allen i bakhodet når du tar på denne oppgaven: "Hold papiret strømmer til sitt endelige bestemmelsessted."

Bruksanvisning

1 Merk alle elementene i registreringssystem. Det inkluderer filmapper, skap og bokser. Selv om registreringssystem omfatter datalagring, bør alle dine mapper og undermapper være riktig merket for rask referanse.

2 Sett opp en entydig prosess for ruting av dokumenter i riktig filing steder. For eksempel, er det første skrittet til å sortere posten når den kommer inn i din virksomhet (junk versus viktig), er neste skritt å legge filene til skrivebordet innboksen og deretter til utboksen når du finne ut hvor dokumentet tilhører. Du kan deretter ruten papirene til et arkivskap, og når den tid kommer rute gamle filer til en stor innlevering boks for lagring i et bakrom.

3 Organiser filer etter kategori og tema først (i rekkefølge etter prioritet), deretter i alfabetisk rekkefølge for rask tilgang og effektiv forvaltning. For eksempel kan du ha en generell kategori av fakturaer, salg kvitteringer og innkjøpsordrer --- deretter organisere hver fil mappe innenfor hver kategori av den navngitte virksomhet eller person på vedlagte dokumenter.

4 Send alle unødvendige papirene til et fnugg haug eller eske og kast av dokumenter ved hjelp av en shredder minst en gang per uke. Det er vanskelig å riktig administrere registreringssystem hvis du har overdreven useriøs og søppel på kontoret.

5 Lag en skriftlig trestruktur som inneholder grener til de endelige destinasjonene i alle dokumentene i den endelige filen styringssystem for å hjelpe ansatte lære og observere innlevering prosessen.