Slik behandler personlige mapper i MS Outlook

Microsoft Outlook lar deg holde oppgaver, kalender, kontakter og e-posten din på et sentralt sted. Dens funksjoner gjør personlig informasjonsbehandling og planlegging mer effektivt enn å bruke flere ikke-integrerte verktøy, inkludert penn og papir. En annen fordel med denne digitale tilnærmingen er at du kan organisere og arkivere informasjon som lagrer Outlook i dine personlige mapper. Administrere data med Outlook personlige mapper vil gjøre arbeidsmengden lettere og arbeidet flyter jevnere.

Bruksanvisning

Opprett ny personlige mapper

1 Åpne Outlook. Klikk på programikonet på skrivebordet eller på navnet i listen over programmer i Windows "Start" -menyen. Lag en personlig fil ved å klikke på "File" -menyen og velge "Ny", deretter "Outlook-datafil" og velg "Office Outlook personlige mapper File". Trykk "OK" for å fortsette.

2 Skriv inn et navn på filen i "File Name" dialog boksen; det vil ha filtypen PST, som standard. Ikke endre filtypen. De neste dialogboks ber om at du gir din mappe et visningsnavn. Microsoft gir denne funksjonen til å gi deg muligheten til å angi et visningsnavn som lar deg skille mellom personlige mapper når du har mer enn én.

3 Skriv inn et navn på mappen i "Navn" i "Opprett Microsoft Personlige mapper" -vinduet. Det bør være noe som er lett for deg å huske.

4 Beskytt mappe med et passord, hvis ønskelig. Skriv inn samme kombinasjon av bokstaver, tall eller spesialtegn i "Passord" og "Bekreft passord" bokser. Outlook krever minst åtte tegn og tillater maksimalt 15.

5 Sett en hake ved siden av "Lagre passordet i passordlisten" hvis du ikke vil at Outlook skal be om passord hver gang du åpner den. Trykk "OK" for å fullføre opprettelsen av mappen.

administrere mapper

6 Eksporter valgte Outlook-data til en PST-fil for å opprette et arkiv og redusere størrelsen på dine viktigste mapper. Åpne "File" -menyen og velg "Import og eksport".

7 Velg "Eksporter til en fil" i "Import og eksport Wizard" dialogboksen. Trykk "Next" for å fortsette. Deretter velger du "Fil med personlige mapper (PST)" og trykk "Next".

8 Merk mappen som inneholder dataene du ønsker å arkivere i "Eksport personlige mapper" -liste. Hvis du arkiverer e-post, velger du "Innboks". Du må sjekke "Inkluder undermapper" boksen hvis Outlook-mappen du vil eksportere inneholder undermapper.

9 Trykk på "Browse" -knappen for å gå til mappen du opprettet. Veiviseren viser alle mappene i datakatalogen Outlook.

10 Finn og markere mappen, klikk for å åpne den, og velg deretter "Finish" for å få Outlook starte eksport av data.

Hint

• Åpne "Go" menyen og velg "Mappeliste" for å bekrefte at mappen er lagt til.