Slik deaktiverer fakturaer fra utskrift i Quickbooks
Kanskje et selskap gjør god bruk av e-post funksjonene i Quickbooks ved å sende fakturaer til kundene i stedet for utskrift og faksing eller mailing. Eller, kan det være lurt å unngå noen av de ansatte fra å være i stand til å skrive ut fakturaer, enten for å spare papir eller for å spare penger på blekk og papir. Uansett årsak, kan du konfigurere innstillingene for Quickbooks program slik at fakturaer ikke kan skrives ut.
Bruksanvisning
Deaktivering Faktura utskrift for spesifikke brukere
1 Klikk på "Selskapet" i toppmenyen. Når menyen åpnes, bla ned til "Oppsett Brukere og passord" alternativet. Den "sette opp brukere" -menyen åpnes. Klikk på "Set Up Brukere" alternativet. Hvis du ikke har satt opp brukerne for Quickbooks program ennå, bør du gjøre det nå.
2 Klikk på "Legg til bruker" knappen og følger instruksjonene for å gå inn i navnet på brukeren og passordet hun vil bruke for å få tilgang til Quickbooks programvare. Når navnet og passordet har blitt valgt, vil du velge tilgangsfunksjoner for hver bruker du oppretter en profil for.
3 Klikk på "utvalgte områder av Quickbooks" alternativet. Dette vil tillate deg å deaktivere utskrift og brukerens tilgang til ulike funksjoner i Quickbooks. Klikk "Next". Det første området er at for salg og kundefordringer. Finn den tredje knappen nede merket "Selective Access" og klikk på "Opprett transaksjoner bare" alternativet. Denne brukeren vil ikke være i stand til å skrive ut fakturaer. Hun vil ikke være i stand til å skrive ut salgs kvitteringer eller estimater heller.
4 Fullfør resten av brukertilgang informasjon og klikk deretter på "Finish" -knappen. Gjenta prosedyren for hver av brukerne som skal arbeide med Quickbooks program. Når du er ferdig, klikker du på "Close" knappen på "Brukerliste" vinduet.
Deaktivering Faktura utskrift for alle brukere
5 Klikk på "Opprett Fakturaer" -ikonet. Finn "Til utskrift" boksen. De fleste av problemene med fakturaer og utskrift er skapt av forsømmelse av denne boksen. Hvis boksen er krysset av, når fakturaen er lagret, er det satt i en kø med andre fakturaer som har blitt opprettet. Hvis denne funksjonen er neglisjert, kan køen bli så stor som å bremse ned Quickbooks behandling. Fjern merkingen, hvis det er en sjekk til stede, og klikk deretter på "Lagre og lukk" for å fullføre prosessen.
6 Tøm utskriftskøen for alle som venter på dokumenter som skal skrives ut. Klikk på "File" knappen og finn "Print Skjemaer" -knappen. Klikk på kolonneoverskriften merket med en hake. Hver utskriftsjobb for fakturaene er valgt for utskrift. Klikk på "OK". Når "Print" åpnes, klikker du på pilen i boksen merket "Skrivernavn" og velg Quickbooks PDF Converter. Dette vil "skrive" alle skjemaene på harddisken og opprette en PDF-kopi av hver faktura.
7 Klikk på "File" knappen øverst i menylinjen. Når "Fil" menyen åpnes, klikker du på "Skriveroppsett". "Skriver Setup" menyen åpnes for å tillate deg å lage en standardinnstilling for alle utskriftsjobber relatert til lignende former. Det første alternativet er "faktura" former. Den "Innstillinger" bør være åpne med en boks merket "Skrivernavn" på toppen. Klikk på pilen i denne boksen og finne Quickbooks PDF Converter. Klikk på "OK". Dette gjør PDF Converter standardskriver av alle fakturaer. Når trykket, vil de skape en datafil bilde av fakturaen og lagre det på harddisken. Du kan fremdeles skrive ut alle salg kvitteringer og estimater på papir ved hjelp av denne funksjonen for å gjøre kontorskriver standardskriver for disse skjemaene.