Tekstbehandling verktøy som brukes av ledere

Dagene når bare sekretærer og administrative assistenter brukte datamaskiner og tekstbehandlingsprogrammer er langt borte. I disse dager er det like viktig for medlemmer av ledergruppen for å ha top-notch dataferdigheter. Det finnes en rekke viktige tekstbehandlingsfunksjoner ledere bruker hele tiden, og det er viktig for alle som drømmer om å en slik posisjon til å gjøre seg kjent med disse funksjonene. Å vite hvordan du utfører vanlig tekstbehandling som å fullføre en utskriftsfletting eller sette inn et bilde vil gjøre jobben mye enklere og mye mindre stressende.

Utskriftsfletting

Mail fusjonerer er blant de mektigste av alle tekstbehandlingsfunksjoner. Med en utskriftsfletting, kan ledere lage et enkelt dokument, og deretter bruke feltene i dokumentet for å tilpasse det brevet for hver mottaker. Det ferdige produktet er et brev som ser ut til å ha blitt skrevet spesielt for den som mottar det, når det faktisk skallet av brevet er det samme, og de personlige opplysningene er hentet fra en annen kilde.

Mail fusjonerer kan gjøres ved hjelp av data fra en rekke kilder, inkludert databaser, regneark og tekstfiler. Nivået av tilpasning varierer. Noen utskriftsfletting bokstaver vil ha nøyaktig samme tekst for hver bokstav, med den eneste forskjellen er navnet og e-post adresse. Andre flettebrev vil bli ytterligere tilpasset med tilleggsinformasjon, for eksempel den utestående saldoen på et lån, datoen for hire, mottakerens fødselsdato og oppfølgings instruksjoner.

Sett inn funksjon

Insert-funksjonen er en annen kraftig tekstbehandling verktøy som alle ledere bør vite hvordan du skal bruke. Med innsatsen funksjon, er det lett å ta med visuelle objekter, regneark, bilder og andre elementer i brevet eller rapporten du kompilere. Denne funksjonen kan eliminere overflødig arbeid og effektivisere prosessen med å lage et forslag eller rapport.

En av de mer enkle, men kraftfulle bruksområder for innsatsen funksjon er å skape bokstaver. Ledere kan signere en tom stykke papir, skanne at signaturen bruker en stasjonær scanner, og sett at signaturen til hver bokstav de skaper. Dette eliminerer behovet for å signere hundrevis av brev for hånd, samtidig som det gir et signert eksemplar av hver bokstav for innlevering formål.

etiketter

Med skrivemaskiner en ting fra fortiden, har etableringen av konvolutter fått en ny betydning. Håndskrevne konvolutter kan se veldig uprofesjonelt, og fôring dusinvis av konvolutter til en stasjonær skriveren kan være ganske tidkrevende. En enklere og mer elegant løsning for tids festet ledere er å bruke merket funksjonen i tekstbehandlingsprogrammet. Tekstbehandlingsprogrammer vanligvis gi ferdige maler designet for å jobbe med et bredt utvalg av etiketter. All overordnet trenger å gjøre er å velge riktig etikettformat, skriver du inn informasjonen og skrive ut etiketter. Denne funksjonen kan spare mye tid.