Tips om Organisere e-dokumenter

E-post er en flott metode for kommunikasjon siden det gir nesten øyeblikkelig levering og koster ikke noe å sende. Men det er lett å miste en e-post når det blir overbelastes ned i et hav av uønskede eller uønskede e-poster som online virksomheter sender hver dag. Finn e-post eller e-post dokumentet du trenger raskt og enkelt, slik at du holde tritt med hva som skjer og svare raskt.

mapper

I stedet for å la din e-post sitte i innboksen der de klumper seg sammen og gjør det vanskelig å si hva som er hva, organisere e-postene dine i mapper. Navn mappene for å reflektere de e-postene som du oftest får, for eksempel hvis e-posten er personlig har en mappe som heter mamma, pappa, andre familiemedlem navn, og hver venns navn. Du kan ha en ubegrenset mengde mapper, så legg mer etter behov. Sortere innkommende post som du leser den til riktig mappe.

Hvis du bruker e-posten din primært for business, kan du fortsatt bruke navn på kollegaer og sjefer for e-postmapper. Du kan også være lurt å nevne noen mapper for å forholde seg til den jobben du gjør for eksempel navnet på prosjektet du gjør eller navn på kunder eller klienter selskaper. Så når du får innkommende e-post sortere dem umiddelbart til riktig mappe for å holde innboksen ryddig.

Ikke holde all e-post du mottar. Hvis du mottar søppelpost, slette den så snart du innser det er useriøs. Hvis du mottar en melding fra en kollega som sier noe sånt som takk for hjelpen, avgjøre om dette har noen betydning for deg, og hvis ikke, svarer den og slette den. Må holde alle viktige korrespondanse, men sortering og sletting av uønskede og unødvendige e-post holde e ryddig slik at du er bedre i stand til å finne en viktig e-post når du trenger det.

dokumenter

Når du får opp vedlegg til e-post, avgjøre om de er viktige. Hvis de er, laste dem ned og holde mapper i Mine dokumenter-delen av datamaskinen for å lagre disse. Merk en mappe i Mine Dokumenter til å si noe sånt som e-dokumenter. Inne i den mappen, gjør undermapper for å sortere dokumentene tilsvarende. For eksempel kan du ha en undermappe merket BirthdayCards for alle elektroniske bursdagskort du mottar, kan en annen undermappe bli arbeidsrelaterte og heter Work.

Når du har lastet ned viktige e-dokumenter, kan du slette e-poster de kom i. Men, kan det være lurt å beholde den opprinnelige e-posten sortert i sin mappe i tilfelle du mister dokumentet eller det blir ødelagt. Du kan laste det ned igjen lett etter behov. I tillegg, hvis en kollega trenger dokumentet du kan videresende kopi lett fra den lagrede e-post.