Tips om Organisere elektroniske filer

Hvis du må bruke datamaskinens søkefunksjonen ofte for å finne filer eller datamaskinen din gir deg hyppige advarsler om "ubrukte skrivebordsikoner," du må kanskje ta noen timer for å rydde opp og organisere elektroniske filer. Denne enkle rydde opp innsatsen vil hjelpe deg å øke effektiviteten og arbeidshastighet ved beregning.

Plasser mapper direkte under harddisken

Hvis du er den eneste brukeren av din laptop eller PC, eliminere forvirringen som er involvert med å plassere elektroniske filer under lag av mapper som ikke har noen betydning for selve filene (for eksempel "Documents and Settings", "Bruker" eller "Administrator . "Dette vil bare forvirre deg og gjøre det vanskeligere å finne de filene du trenger i en hast.

I stedet oppretter en eller to hovedmappene rett under kjøring, slik som C, D eller E-stasjonen, som vil lede deg rett til filene du vil bruke på en jevnlig basis. Hvis du bruker datamaskinen til både arbeid og lek, lage to hoved mapper: "Business" og "Personal". Slipp alle de tilsvarende mappene under disse to hoved kataloger. Dette vil hjelpe deg å referere raskt til de elementene du trenger for å jobbe med så snart du logger på datamaskinen.

Ikke vær redd for å opprette undermapper

Hvis du ofte arbeider inne i en mappe, for eksempel en mappe som inneholder detaljer om et prosjekt, bryte filene opp i så mange små undermapper som mulig. Når du lar alle filene som er oppført i den samme mappen du vil ha en vanskeligere tid å sortere og finne elementer som du trenger. For eksempel kan du sette en mappe for ideer og foreløpige opplysninger, en for bilder, en annen for finansielle detaljer, og enda en mappe for filer som du ønsker å laste opp på nettet til et nettsted.

Komprimere store filer

Når du er ferdig med å jobbe i en mappe, for eksempel redigering og lagring av en gruppe bilder, komprimere mappen ved hjelp av et program som WinZip eller Stuffit for å spare plass. En gruppe av bilder kan ta opp mange megabyte med plass på harddisken, og når du oppretter flere forskjellige lignende mapper du kan lage en plass problemet på datamaskinen. Kompresjons programmer er også praktisk fordi du kan passordbeskytte ZIP, Stuffit og andre typer komprimerte filer for personvern og sikkerhetsmessige årsaker.

Defragmentere harddisken

Det er noen filer som du ikke bør prøve å reparere eller ordne selv på datamaskinen din, fordi du kan forvirre eller forringe systemet. I stedet, la den jobben til datamaskinens Defragmenter. Når du installerer et nytt program eller lage visse typer nye data, kan filene i stykker eller "fragment" og sette seg selv på ulike steder på harddisken din. Dette vil redusere datamaskinens ytelse. Den Defragmenter vil bidra til å korrigere dette problemet. Høyreklikk stasjonen under "Min datamaskin" -mappen og velg "Properties". Klikk på "Tools" -fanen og deretter "Defragmenter."