Tips om smarte postkasser

Smarte postkasser er en måte å få e-postklienten automatisk sortere e-posten din for deg i passende postkasser. Dette gjør at du kan fortelle med et blikk som e-post krever din umiddelbare oppmerksomhet, og som du kan ignorere. Til syvende og sist vil de beste smarte postkasser avhenge av dine behov, men noen regler er felles for alle.

flagget

Produktivitet Guru Merlin Mann, eier av 43 mapper produktivitet nettsted, anbefaler å sette opp en smart postkasse for flaggede e-poster. De fleste e-postklienter har en funksjon som lar deg flagg e-post som er viktig, og du ønsker å komme tilbake til på et senere tidspunkt. Hvis kunden ikke har en postkasse dedikert til visning flagget e-post, noe som skaper en kan være en smart idé for raskt å få på e-postene du har til hensikt å svare senere.

Les senere

Mange servere og klienter gjøre en rimelig god jobb med å skille søppelpost som du ikke vil ha i posten du vil ha. Men de er mindre nyttig ved sortering av post du må lese nå fra post du kan komme rundt til senere. Løs dette ved å lage en "lese senere" smart postkasse som er designet for å filtrere ut nyhetsbrev, mailing grupper og vanlige meldinger som du faktisk ønsker å lese, men som du ikke vil blandes inn med mer kritiske e-poster knyttet til virksomheten eller arbeid. Men dette betyr smart postkasse krever at du tar den harde skritt å bestemme på forhånd hvilke e-poster kan vente til senere og som ikke kan. Den avgjørelsen vil være veldig personlig, men sosiale nettverk området varsler, blogg varslinger og automatiserte nyhetsbrev kan være gode steder å starte.

vedlegg

Avhengig av din klient, kan du opprette en smart postkasse utelukkende for e-postmeldinger som inneholder vedlegg. Denne boksen kan tjene en rekke formål: det kan gi deg en rask måte å finne disse bildene som en slektning sendt deg to eller tre uker siden uten å grave gjennom sider med andre e-poster, men det kan også gi deg en hendig, rask måte å spare diskplass. En vanlig e-post tar opp bare noen få kilobyte med plass, men bilder (særlig i annonser) er lagt til som kan gå opp til megabyte. Ved å opprette en smart postkasse som inneholder alle e-poster som fulgte med vedlegg, kan du også raskt slette alle e-poster som fulgte med vedlegg. Etter måneder eller år med post opphopning, kan du bli overrasket over hvor mye bortkastet plass du kan gjenvinne ved å lage denne posten regelen.

Old Mail

Endelig kan du opprette en smart postkasse for å samle alle meldingene som er eldre enn et par måneder eller et år. Ved å gjøre dette, og holde den sortert etter avsender, har du en rask og enkel måte å identifisere hva du ønsker å beholde, og hva du ikke lenger trenger, og slette dem.