Word 2007 Mail Merge Instruksjoner

Ifølge Microsoft, Windows Mail Merge tilbyr deg muligheten til å sende e-post, brev og adresse konvolutter som inneholder det samme innholdet, men er tilpasset til hver person du sende informasjon. Sett opp Mail Merge og velge adressetypen for å dra nytte av denne funksjonen. I stedet for å forberede hvert enkelt dokument, spare tid og bare lage ett dokument å sende til flere kontakter.

Bruksanvisning

1 Klikk på "masseutsendelser" fra øverste verktøylinjen Windows. Klikk "Start utskriftsfletting" fra "Start utskriftsfletting" kategori.

2 Velg adressetype. Tilgjengelige typer inneholde bokstaver, e-postmeldinger, konvolutter, etiketter og en katalog. Avhengig av hvilken type du velger, endrer Word malen på skjermen for å matche.

3 Skriv inn informasjon i malen på skjermen. Informasjonen du skriver på dette punktet er informasjonen som sendes til alle du velger å inkludere i utskriftsflettingen. Når du er ferdig med å legge inn informasjon, er du klar til å legge til mottakere.

4 Klikk "Legg til mottakere" fra kategorien "Start utskriftsfletting" på verktøylinjen. Word gir deg muligheten til å velge fra en ny liste, eksisterende liste eller kontaktlisten Outlook. Velg riktig alternativ.

5 Legg kontaktene dine. Hvis du valgte å legge til en ny liste, skriver hver av kontaktene dine i listen og klikk "OK." Word vil be deg om å lagre listen. Hvis du valgte eksisterende liste, Word ber deg om å finne på listen. Finn listen og klikk "Åpne". Hvis du valgte å legge fra Outlook-kontakter, vil Word be deg om å velge en mappe å legge fra, for eksempel en personlig mappe eller en virksomhet mappe. Når du har valgt mappe, laster Word kontaktene dine, og du kan velge eller velge bort hver kontakt ved å krysse av boksen ved siden av kontaktnavnet. Klikk "OK" når du er ferdig.

6 Klikk på "Finish & Merge" i kategorien "Finish" for verktøylinjen. Word gir deg muligheter til å "redigere individuelle dokumenter," "Skriv ut dokumenter" eller "Send e-postmeldinger." Velg "Rediger Individuelle Dokumenter" hvis du trenger å gjøre endringer for enkelte kontakter. Velg "Skriv ut dokumenter" hvis du trenger å skrive brev, konvolutter eller etiketter. Velg "Send e-postmeldinger" hvis du er klar til å sende e-post dokumentet til kontaktene dine.