Den beste måten å spare e-post fra Outlook

Mens du bruker Microsoft Outlook for e-postkontoen, vil du ønsker å være sikker på at du kan holde oversikt over alle meldingene dine, og at du kan se tilbake på dem når du trenger. Det er derfor det er viktig å forstå hva som er den beste måten å lagre og lagre e-postmeldinger fra Outlook-kontoen.

mapper

Ifølge Microsoft, er den beste praksis for å holde innboksen for meldinger du trenger for å lese og behandle deg selv og opprette andre mapper som du kan bruke for visse typer mail. Lag en "en-Reference" -mappen. slippe manuelt noen melding om at du trenger å gå tilbake til senere, eller du ikke har hatt tid til å lese ennå. Sett en "en" foran det slik at det dukker opp rett under innboksen. Lag andre mapper, for eksempel "Personlig" for å sende personlige e-poster unna og holde dem atskilt fra arbeid e-post. På den måten vil du ikke å bekymre deg for dine medarbeidere ser over skulderen på personlige meldinger. Du kan lage et sett med mapper for liste e-post, slik at disse meldingene blir omdirigert til en mappe. På den måten trenger du ikke å folkemengde innboksen med tonnevis av meldinger kan du ikke engang trenger å lese.

Arkiv

Sett alle mappene til auto-arkiv årlig. Arkivsystemet lar deg lagre e-postmeldinger som er viktige uten at du trenger å gjøre noe. Outlook kan bli bedt om å svare på om du ønsker å automatisk arkivere alle meldingene. Klikk "Yes", og arkiveringsprosessen vil begynne. Meldingene blir flyttet fra innboksen eller andre mapper i en "Arkiv" -mappen, som du kan få tilgang til når som helst. Alle mappene vil bli etterlignet i "Arkiv" -mappen. For eksempel, hvis du har referanse, personlige og forretnings mapper, vil du se de samme tre mapper under "Arkiv".

Den "Automatisk arkivering" -funksjonen i Outlook er slått på som standard, men du kan også tilpasse arkivsystemet. For å gjøre dette, klikk på "Verktøy" -menyen. Klikk på "Alternativer" og klikk på "Annet" -kategorien. Velg "Automatisk arkivering." Velg "Kjør automatisk arkivering Hver n Days", og angi hvor mange du vil at dette skal være (for eksempel hver 14. dag). Velg eventuelle andre alternativer du vil endre. Hvis du ønsker å bruke endringene på alle dine mapper, velger du "Bruk disse innstillingene på alle mapper."