Document System retningslinjer for forvaltningen

Document System retningslinjer for forvaltningen


Dokument styringssystemer tillate organisasjoner å logisk og effektivt organisere dokumenter, både fysisk og digitalt. Som et resultat, må et effektivt system imøtekomme alle forskjellige typer dokumenter.

Eiendeler

Definer hvilke eiendeler organisasjonen har og hvordan de brukes. Dette bidrar til å sikre at dokumentet styringssystem valgt vil tilfredsstille dine behov.

formater

Sørg for at dokumentformater, både fysiske og digitale, støttes av alle dokumenter management system du ønsker å gjennomføre.

Omdannelse

Document System retningslinjer for forvaltningen

Når konvertering av filer, holde fremtidens teknologi i tankene som å tillate dokumentet tilgjengelighet nedover veien.

Konverter dokumentformater ved behov. For eksempel kan dokumentbehandlingssystem krever at alle digitale registre lagres som PDF (Portable Document Format).

Adgang

Lag en prosess som gjør det enkelt å få tilgang til dokumenter som administreres. En populær grensesnitt for systemer bruker nettet for å få tilgang til dokumentinformasjon.

Prosesser og prosedyrer

Planlegg ikke bare for gjennomføring av et dokument styringssystem, men hvordan nye dokumenter er innspill og vedlikeholdes. Et dokument styringssystem fortsatt nyttig bare hvis den har dokumenter lagt etter behov.