Document System retningslinjer for forvaltningen
Dokument styringssystemer tillate organisasjoner å logisk og effektivt organisere dokumenter, både fysisk og digitalt. Som et resultat, må et effektivt system imøtekomme alle forskjellige typer dokumenter.
Eiendeler
Definer hvilke eiendeler organisasjonen har og hvordan de brukes. Dette bidrar til å sikre at dokumentet styringssystem valgt vil tilfredsstille dine behov.
formater
Sørg for at dokumentformater, både fysiske og digitale, støttes av alle dokumenter management system du ønsker å gjennomføre.
Omdannelse
Konverter dokumentformater ved behov. For eksempel kan dokumentbehandlingssystem krever at alle digitale registre lagres som PDF (Portable Document Format).
Adgang
Lag en prosess som gjør det enkelt å få tilgang til dokumenter som administreres. En populær grensesnitt for systemer bruker nettet for å få tilgang til dokumentinformasjon.
Prosesser og prosedyrer
Planlegg ikke bare for gjennomføring av et dokument styringssystem, men hvordan nye dokumenter er innspill og vedlikeholdes. Et dokument styringssystem fortsatt nyttig bare hvis den har dokumenter lagt etter behov.