Hva er elementer i Document Control?

Dokumentkontroll går hånd i hånd med etableringen teknologi og levering. Når en ingeniør, forsker eller designer starter arbeidet med en innovasjon eller forbedre produktet, dokumentere prosessen fra start til ferdigstillelse er avgjørende for prosjektet, og når utviklingen innebærer et team av enkeltpersoner, er det spesielt viktig å spore endringer og opprettholde en historie av arbeid utført. Ved starten av et nytt program, begynner dokumentasjon prosessen ved å skissere en plan, og fra begynnelse til slutt, forsikrer dokumentkontroll at planen blir virkelighet, og at eventuelle feil eller mangler er sporbare. Ved hjelp av et system av kontroll holder teammedlemmene ansvarlige og kunder informert.

Opprettelse

Når et nytt produkt eller en oppdatering av et eksisterende produkt gjør sin vei inn i en prosjektplan, er et nytt dokument født. Hver utvikling eller iterasjon vil ha et dokument eller en serie av dokumenter detaljering sin spesifikasjoner, tidslinje for utgivelse og design. Innenfor en dokumentkontroll system, kan en teknisk leder være ansvarlig for å lage nye dokumenter. Utpeke bare én kilde eller kapitalforvalter å stamme ny dokumentasjon unngår å fylle en database eller content management verktøy med dupliserte titler og filer. Ofte sikkerhetsklarering bestemmer hvem som kan lage og manipulere filer i tillegg.

Redigerer

Etter en del av innholdet er inngått et system, fastslår en leder som vil ha en rolle i etableringen og revisjon av dokumentet, og en administrator kan tildele roller. Disse rollene er faktisk tillatelsene til å se, sjekk ut og revidere dokumentasjon. En person kan ha redigeringsrettigheter på noen og bare visningsrettigheter på andre gjennom hele livsløpet av dokumentet skapelse. En kilde til enorm frustrasjon i å jobbe med dokumenter sporer versjoner når mange mennesker legger innganger og revisjoner. Document management er en ting, men dokumentkontroll understreker behovet for å sette kontrollene som håndterer dokumenter og når og hvordan de håndterer dem.

Capture

Når det gjøres endringer i et dokument og godkjent, enten gjennom fagfellevurderinger av innholdet eller kunder mot en kontrakt, dokumentversjonen trenger å bli tatt, eller spilt inn og frosset fra flere endringer. I dokumentkontroll, kan dette bety å tildele et versjonsnummer som Revision A eller versjon 2.1. Når et dokument er ferdig og signert av gjennom en godkjenningsprosess, er det fanget i systemet på det aktuelle versjonen og sluttdato, og ingen flere endringer kan bli gjort før, for eksempel, det går fra Revisjon A til B eller versjon 2.1 til 2,2. Hvis en revisjon prosessen starter, begynner syklusen fra plan til skapelse til redigering og fange igjen.

Lagring

Et dokument kontroll prosessen ender med distribusjon og lagring eller noen ganger bare lagring. Hvis dokumentasjonen er en del av å levere et stykke programvare, data eller maskinvare til en kunde, etter formell levering er fullført, er det viktig å lagre en redigerbar versjon og en låst versjon av den nøyaktige, endelige revisjon enten elektronisk, i papirutgave, eller både. Dokumentene sjekket inn på et styringssystem og låst, med en opsjon på å sjekke ut en endelig gjentakelse hvis en ny revisjon er nødvendig. Ofte teknologi problemstillinger og feil kreve en gjennomgang av original dokumentasjon som er utviklet sammen med produktet, så faste data og dokumentkontroll etablere en sti for feilsøking.