Hvordan å fakturere en avdeling på Quickbooks

Billing egne avdelinger for utgifter eller elementer er en prosess som innebærer forberedelse og planlegging. Gjør du det innebærer å bruke en dårlig forstått funksjon i Quickbooks kjent som "Class". Den "Class" funksjonen i Quickbooks er blitt kalt "Mighty Putty av Quickbooks." I utgangspunktet bruker "Class" -funksjonen, kan den brukes til å holde styr på inntektsstrømmer og kostnader på ulike lagre steder, inntekter og utgifter for hver partner eller aksjonær i selskapet eller ett av en rekke ulike klassifiseringer. Når du har valgt, men klassen funksjonen kan ikke endres til å omfatte flere klassifikasjoner.

Bruksanvisning

1 Aktiver klassen funksjonen i Quickbooks selskap filer. Klikk på "File" knappen på menylinjen øverst og bla ned til "Innstillinger" -kategorien. Når "Alternativer" vinduet åpnes, klikker du på "Regnskap" fanen på venstre side av vinduet. Og deretter på "Selskapet Preferences" fanen høyt midt i vinduet. Se etter boksen ved siden av uttrykket "Bruk Class Tracking" og klikk på den boksen og den nederste boksen også merket "Spør om å tildele klasser."

2 Skriv ut en logisk skjematisk plan for hver avdeling du ønsker å spore i Quickbooks. Dette vil innebære å bryte ut hver del av virksomheten i avdelingene som utgjør den finansielle strukturen i virksomheten. En butikk kan ha avdelinger for menn slitasje, sko, kvinners klær, husholdningsartikler og mer. Hver del av virksomheten som har utgifter eller inntekter bør være representert i denne planen for hver avdeling. Ta med avdelinger som ikke mottar inntekter som shipping, menneskelige ressurser og Vaktmester også. Når listen er komplett tur tilbake til Quickbooks selskap filer.

3 Klikk på "Lister" -knappen på menylinjen øverst. Bla ned til "Class List" og klikk på den. Når klassen listevinduet åpner varsel er det bare to bokser her. Det ene er å gå inn i "Class Name" den andre til å lage en "underklasse av" en annen klasse. Skriv inn hver avdeling du har skissert i "Class Name" boksen og klikk "OK".

Bruke "underklasse av" ville være for butikker med en avdeling og mange ulike elementer eller utgifter i den samme avdelingen. En butikk kan skape en "Herreklær" avdeling og underklasser for "skjorte", "Suits" eller "sko".

4 Klikk på "Hjem" -ikonet på menylinjen og med startskjermen åpen, klikker du på "Enter Bills" -ikonet. Et lovforslag har to tappene på det, en for utgifter andre for eks. Skriv leverandøren du ønsker å fakturere til en avdeling i leverandørens boksen. Velg utgiftskonto og mengden av regningen og merk kolonnen merket "fakturerbare." Ikke bruk dette som dette er for utgifter som er fakturerbare til en kunde, ikke en avdeling. Kolonnen siden det er "klasse", klikk på den og velge hvilken avdeling er ansvarlig for denne regningen.

5 Klikk på "Rapporter" knappen på menylinjen øverst. Klikk på fanen "Company & Financial" og se etter "resultat av klasse Report." Klikk på denne rapporten. Juster dato for den perioden du ønsker å fakturere avdelingen i øvre "Fra" og "Til" bokser. Klikk på "Lukk" -knappen i menylinjen under ikonlinjen. Den resulterende rapporten vil detalj alle inntekter og kostnader for hver avdeling. Du vil være i stand til å fortelle med et blikk som avdeling må bli fakturert for hvilke utgifter.