Hvordan bruke Excel til å bygge en Siterer System

Mange bedrifter som handler direkte med kundene trenger å gi prisnoteringer for arbeidsprosjekter. De grunnleggende elementene i hvert bud er ofte de samme standardtekst. Dyr programvare kan inneholde de nødvendige skjemaene, men en enkel Excel-regneark vil gi mye av den samme nytten. Sette opp grunnleggende mal tar litt arbeid, men det kan være en engangsprosess. Endre individuelle data for hver ny quote tar svært liten tid.

Bruksanvisning

1 List opp spesifikke elementer som må inkluderes i sitatet ditt system. Disse bør inneholde selskapets navn, adresse, telefonnummer, e-post og nettside hvis tilgjengelig. Det vil være et sted for dato og kundekontakt informasjon. Avhengig av type virksomhet, budet kan trenge elementer som Part #, Beskrivelse, antall, pris og en plass for en lengre total for hver del. Det vil være et sted for navnet på den som utarbeider sitat, når den utløper, og et sted for kunden til å signere.

2

Åpne et tomt regneark i Excel. I celle A1, type "sitat" og trykk på "Return" tasten. Velg en enkel font i menyen med en stor størrelse, kanskje 36. Marker cellene A1 til D1. Høyreklikk på denne gruppen av celler, og i rullegardinmenyen som vises, velg "Formater celler." I kategorien justering, klikk på "Slå sammen celler." Nå slå sammen celler for området A3 til D10 på samme måte . Innenfor disse cellene sette inn selskapsinformasjon. I F3, type "Date:" og sette inn en funksjon for dagens dato i E3 ved å skrive "= dag ()" i celle A11 type "Kunde:" Slå sammen cellene B11 til D11, B12 til D12, B13 til DB13, B14 til D14 og B15 til D15 individuelt.

3


Forutsatt at du trenger å gi lister over deler og mengder, sette disse titlene i cellene A18 og D18. Slå sammen celler B18 til C18 gjennom B32 til C32 som ovenfor. Hodet denne kolonnen "Beskrivelse" og sentrere den. "Cost" kan gå i kolonne E18. Kolonne F18 kan merkes "Extended". I hver rad under denne siste kolonnen, sette inn en formel for å multiplisere mengde ganger kostnaden. For eksempel, ville celle F19 lese "= D19 * E19." Format disse cellene som valuta. Zero dollar vil vises før du har data i riktige kolonner.

4 Skriv "Delsum" i celle A33, "Skatt" i celle A34 og "Labor" i celle A35. Skriv "Total" i A37. For å fullføre denne delen og skape beregningene, i F33, sett formelen "= Sum (F19: F32). E34 holder skattesats i prosent. Opprett beregnet skatt på F34 ved å sette inn "= E34

F33" og formatere denne cellen som valuta. For arbeidskraftkostnader, sett antall timer i D35 og timelønn kostnadene i E35. Sett opp den beregnede arbeidskraftkostnader i F35 med denne formelen: ". = D35 E35" Avslutt beregningene ved å legge til F33, F34 og F35 i celle F37: "= sum. (F33: F35)"

5


Legg celler for navnet på preparer, dato sitat utløper og ordlyd som "for å godta dette sitatet, signere og dato her." Høydepunktet hver kolonne av anførsels elementer fra topp til bunn og sette grenser.

6 Lagre regnearket som en mal, ikke som et Excel-regneark. Velg "Fil / Lagre som" og Excel mal som dokumenttypen.

Hint

• Etter hvert trinn lagre filen så hvis feil er gjort, gjør hele prosessen ikke må gjentas fra begynnelsen.
• Hvis radene for deler er ikke nok, eller for mange, rett og slett sette inn eller slette rader.
• Endre kolonneoverskriftene for å matche forretningsbehov.
• Se eksempler på hele regnearket, med alle formler og hvordan regneark kan se ut i faktisk bruk i Ekstra Resources.
• I trinnene ovenfor, for kommandoer eller elementer som skal skrives, ignorerer tegnsetting (periode eller sitater).
• Som utviklet seg, ble cellene i regnearket ikke beskyttet. Hvis mer enn én person arbeider på sitater, vurdere å beskytte noen celler som ikke bør endres.
• Ikke lagre den første virkelige sitatet som en mal-lagre den som en vanlig regneark, som gir det kundens navn for enkel sporing.
• Hvis omsetningsavgift er belastet på arbeidskraft samt deler, bør skatte linjen være under disse to summer.