Hvordan e-post til en faksnummer i Microsoft Outlook

Fakse via e-sending og mottak av følgebrev og / eller dokumenter nesten-har en rekke fordeler, inkludert muligheten til å sende flere sider eller fakser på en gang og spare på forsyning, trykking og reparasjonskostnader forbundet med faksmaskiner. Sende til et faksnummer ved hjelp av Microsoft Outlook er ikke vanskelig og krever kun en fakstjeneste abonnement og muligens endringer i Outlook oppsett avhengig av fax service eller versjon av Outlook. Når du har satt opp, prosessen bruker de samme verktøyene som en vanlig e-postmelding, men på litt forskjellige måter.

Bruksanvisning

1 Abonner på en fakstjeneste og følg Outlook oppsettsinstruksjonene som kreves av faksen tjenesteleverandøren hvis nødvendig. Hvis du allerede har et abonnement eller arbeid på et nettverk med tjenestene, går du til trinn 2. Hvis du vil se en liste over Internett-faksing tjenesteleverandører, for eksempel MyFax eller RapidFAX, klikk på linken i Resources nedenfor eller gå til "File" i Microsoft Outlook og under "Ny" klikk "Fax" eller "Internett-faks." Når Microsoft Outlook ber deg om å abonnere på "Fakstjenester," klikk "Ok" for å åpne websiden liste over Internett-faks-leverandører Microsoft.

2 Åpne en tom e-post meldingsvinduet.

3 Skriv inn faks mottakerens telefonnummer eller faksnummer e-postadresse i "Til ..." feltet i e-postmeldingen. Avhengig av faks tjenesteleverandørens instruksjoner, bedriftens nettbaserte tjenester og / eller din versjon av Microsoft Outlook, kan du skrive inn faksnummer på flere måter:

Faksnummer kun: 10-sifret faksnummer, 8-sifret nummer uten retningsnummer, 10-sifret nummer med telekort sifre følgende eller et internasjonalt nummer)

Faksnummer etter teksten "fax:" i parentes: [faks: 1234567890]

E-post adresse med faksnummeret som brukernavn etterfulgt av @ -symbolet og fakstjenesteleverandørens domenenavn: 1234567890 @ tjenesteleverandøren domenenavn

4 Legg en "Emne:" beskriver hensikten med faksen på vanlig måte i en e-post. Noen tjenester krever at "Emne" -feltet har mottakerens navn eller hilsen som vanligvis vises på en faksforsiden. For eksempel "Horatio Banister Washington" eller "Faks for Consuela."

5 Fest omslagsark og faks dokumentasjon til e mindre tjenesteleverandøren tillater kroppen av e-posten til å tjene som et omslagsark som gir avkastning kontaktinformasjon og melding eller instruksjoner for mottakeren.

6 Klikk på "Send" knappen for å sende faksen. Etter en viss periode har gått, vil fakstjenesteleverandør sende en faks status varsling ligner på en overføring ark. Hvis faksen ikke gikk gjennom, prøv igjen eller ta kontakt med mottaker for et alternativt nummer.

Hint

• Hvis fakstjenesteleverandør bruker en vanlig e-postadresse til direkte fakser via en server til en eller flere maskiner eller mottakere, skriver du inn e-postadressen i "Til ..." feltet (sunnyfaxes @ domenenavn) og faksnummeret (e) i kroppen av e-posten. Fest forside / dokument (er) og klikk på "Send" -knappen.
• bekrefte Alltid antall dokumenter og / eller sider som du kan fakse i e-posten før du føyer til en fakstjeneste; noen fax tjenesteleverandører begrense det totale antallet som du kan sende i en enkeltmelding.
• Sjekk alltid den rekkefølgen du feste din omslagsark og / eller dokumenter som vedlegg orden på e-post kan diktere hvilken rekkefølge faksen er mottatt eller skrives ut.