Hvordan Flett en datakilde inn i et Word-dokument

Den "Utskriftsfletting" -funksjonen i Microsoft Word er et kraftig verktøy som gjør det mulig å flette dokumenter med en datakilde. Sammenslåing Word-dokument med en datakilder gir en måte for deg å lage utallige personlige eller tilpassede kopier av dokumentet. Du kan bruke Utskriftsfletting verktøy for å sette inn navn og adresse, eller for å opprette egendefinerte serialiserte felt i dokumentene. Mulighetene for tilpasning med verktøyet er nesten ubegrensede og aktivere Utskriftsfletting datakilder i dokumentene er mye enklere enn du kanskje tror.

Bruksanvisning

Forbered Dokument for Merge

1 Åpne Microsoft Word på datamaskinen. Klikk på "masseutsendelser" -fanen og deretter "Start utskriftsfletting" på båndet bar. Klikk på "Letters". Word åpner et tomt dokument.

2 Klikk på "Velg mottakere" alternativet på "masseutsendelser" -kategorien. Klikk på "Bruk Outlook-kontakter", "Bruk en eksisterende datakildefilen," eller "Opprett en ny datafil i Word." Den "Bruk Outlook-kontakter" alternativet lar deg importere mottakere fra Outlook-adresseboken. Med alternativet "Bruk en eksisterende datakildefilen", velger du en liste som er laget i et annet program, for eksempel Access, Excel eller Notepad. Hvis du velger "Bruk en eksisterende datakildefilen", klikker også "Bruk eksisterende liste" finn og velg den eksterne datakildefilen. Til slutt kan du lage en ny datakilde i Word ved å klikke på "Opprett en ny datafil i Word" alternativet. Hvis du velger det siste alternativet, må du oppgi detaljer for listen i pop-up boks som navn og adresse.

3 Klikk på "Edit Mottakerliste" på "masseutsendelser Tab." Redigere listen og legge til eller fjerne oppføringer fra listen etter behov.

Utfør Merge

4 Skriv inn tekst eller grafikk i dokumentet etter behov. Når du kommer til et punkt i dokumentet der du vil sette inn et felt fra datakilden, klikk på "Match Fields" knappen på "masseutsendelser" -kategorien.

5 Klikk på "Adresse Block" -knappen for å legge til mottakerens navn og adresse fra datakilden. Alternativt, sett "Hilsen Line" for å velge hvordan brevet skal dekke hver mottaker i datakilden. For eksempel, "Kjære Joe", "Kjære Joe Doe" eller "Joe Doe." For å sette inn et enkelt felt på samme punkt i hvert dokument, klikker du på "Skriv & Insert Fields" knappen. Velg feltet navn fra datakilden for å sette inn, og klikk "Sett inn". Dette alternativet er nyttig for ting som å sette inn et medlem nummer eller ID-kode fra datakilden. På hver bokstav du generere med Utskriftsfletting, fyller Word feltene med ulike data fra datakilden.

6 Klikk på "Forhåndsvis Resultater" på "masseutsendelser" -kategorien. Klikk på "Forrige Record" eller "Neste Record" pilknappene til å bla gjennom bokstavene i sammenslåingen. Gjennomgå hver enkelt og sikre Word befolket feltene korrekt ved hjelp av informasjonen i datakilden. Merk - Hvis du finner en feil formatert brev eller en bruker feil data kildeopplysninger, klikker du på "Rediger Mottakerliste", finner du raden som inneholder feilaktige data og rette den.

7 Klikk på "Finish & Merge" -knappen og deretter "Skriv ut dokumenter." Velg å skrive ut alle dokumentene i settet eller bare en dag i forhåndsvisningsvinduet.

8 Klikk på "File" og deretter "Skriv ut" på båndet bar. Etter Word sender utskriftsjobben til skriveren, klikker du på "File" og deretter "Lagre".

Hint

• Word lagrer flettede dokumenter atskilt fra det opprinnelige dokumentet. Derfor, hvis du ønsker å lage en merge, bør du lagre det opprinnelige dokumentet etter stengetid "Mailing" -kategorien.
• Når du oppretter din opprinnelige dokumentet, trenger du ikke å lage utkast til det fra bunnen av; du kan kopiere og lime inn tekst og grafikk fra andre Word-dokumenter.