Hvordan Gjennomgå Excel

Excel er et kraftig regneark verktøy for virksomheten og databehandling i hjemmet. Informasjon fanget i Excel regneark kan påvirke beslutninger som påvirker alt fra makroøkonomi til limonade står. All den kraften kommer med risiko. En defekt beregning eller en skrivefeil i en formel kan gi misvisende resultater. Gjennomgangen funksjonalitet i Excel kan bidra til å lindre feil ved å la for andre å se og kommentere på arbeidet ditt uten at du mister endelig kontroll over Excel-dokument.

Bruksanvisning

1 Fullføre og lagre regnearket. Som du er ferdig med formler og dataregistrering, periodevis lagre arbeidet ditt. Når du er ferdig, lagre den endelige kopien.

2 Slå på alternativet spore endringer på regnearket ved å gå til fanen på den øverste verktøylinjen for Excel og klikke på "Spor endringer" pull-down. Klikk på "Marker Changes" og sjekk "Spor endringer under redigering." Dette gjør regnearket en delt kopi.

3 Hold deg på fanen Review og klikk "Beskytt og Del arbeidsbok" for å beskytte arbeidsboken fra brukere som ville slå av endringen tracker. Legg et passord til dokumentet slik at bare du kan skru av denne funksjonen.

4 Send dokumentet til andre for gjennomgang. Hvis du bruker Microsoft Sharepoint-server eller har et dokument management server til disposisjon, lagre dokumentet til serveren (samt din arbeidsplass) og send dine kolleger at filen er klar for gjennomgang. Hvis du ikke har de på din arbeidsplass eller trenger å sende filen til flere personer utenfor bedriften, bare lagre filen på din arbeidsplass og sende filen via e-post.

5 Gjennom endringene. Når andre brukere gjennom filen på felles server, vil du kunne se endringene og godkjenne eller nekte dem mens re-lagre dokumentet på serveren. Hvis de email endret dokumentet, må du gjennomgå hver persons endringer individuelt, finne ut om endringene er relevante og oppdatere kopi av dokumentet på enkelte system.

6 Lagre den endelige versjonen etter alle dine kolleger har foreslått rettelser og du har gjennomgått hver enkelt. Fjern muligheten spore endringer ved å løsne trinnene i trinn 2 og 3, deretter lagre dokumentet.

Hint

• Sørg for å varsle dine kolleger hvis dokumentet har flere ark. Mange uerfarne Excel-brukere vil ikke merke til dem.
• Hvis du sender e-post filen til andre og legge inn endringer for hånd, samle alle de endringene før endre dokumentet. Noen brukere kan velge å endre den samme cellen til ulike verdier, og du bør gjøre å bestemme hva som er riktig før du endrer din kopi.
• Sørg for å passordbeskytte Spor endringer alternativet fra trinn 3. Hvis du ikke gjør det, vil du miste historien til dokumentet og oversikt over hvem som foreslo hva endring.
• Sørg for at dokumentene er virusfrie og skanne for virus når du mottar dokumentet via e-post.