Hvordan kombinere to Excel-regneark i ett Access 2007-database

Microsoft Excel og Access er utskiftbare. Hvis det er data i Excel som må være i Access, kan brukeren bruke denne informasjonen i Excel og ikke trenger å skrive inn dataene. Dette sparer tid og reduserer potensielle måtte skrive feil. På samme måte kan Excel-regneark importeres til Access.

Bruksanvisning

1 Åpne databasen som de to Excel-regneark blir importert til.

2 Klikk på "eksterne data" og klikk deretter på "Excel" alternativet.

3 Naviger til Excel-arbeidsbok som inneholder regneark som skal importeres; klikk på "Browse" ved siden av "File Name" -boksen.

4 Velg filen du vil importere fra "Åpne fil" dialogboksen. Trykk på "Open".

5 Trykk "OK" i "Hent eksterne data - Excel regneark" dialogboksen.

6 Klikk "Ark1" i "Import regneark Wizard." Klikk "Next". Hvis regnearket ble navngitt i Excel, vil tittelen på det ikke være "Ark1", men navnet på arket. I dette tilfelle ble det arket ikke navngitt; derfor er det tittelen "Ark1". "Ark1" er standardnavnet gitt til Excel-regneark.

7 Kryss av i boksen ved siden av "First Row Inneholder kolonneoverskriftene" hvis de første radene av dataene er kolonneoverskriftene. Hvis det er kolonneoverskriftene, disse er de samme som skal brukes i Access. Kolonneoverskriftene kan endres senere.

8 Bestem deg for hvor hver kolonne med data vil bli behandlet. For det første feltet, dersom opplysningene blir bare tekst, velger du "Text" i "Data Type" -feltet. Hvis dataene ikke vil være tekst, klikker du på pilen ved siden av "Data Type" -feltet og velger. Hvis dataene i kolonnen vil bli duplisert, velg "Ja (duplikater OK)" i "Indeksert" -feltet. Hvis dette feltet ikke vil bli importert, plasserer en sjekk ved siden av "Ikke importer feltet (Skip)." Klikk på neste kolonne med data og deretter gjenta trinnene ovenfor. Klikk "Next". Hvis det er en blanding av tall og tekst i feltet velger "Tekst" datatype. Dette vil hindre eventuelle feil når regnearket er importert.

9 Klikk på knappen ved siden av "Velg My Own primærnøkkel." Primærnøkkelen feltet vil identifisere hver post i tabellen. For eksempel, hvis feltet er kundens kontonummer, vil hver linje i tabellen inneholder kundens kontonummer og hvert nummer vil være annerledes. Klikk "Next". Om ønskelig tabellen navnet. Klikk på "Finish".

10 Tabellen navnet i "Import til Table" feltet. Når bordet er oppkalt etter, klikker du på "Finish" -knappen. Hvis du vil lagre import trinnene, klikker du i boksen ved siden av "Lagre Import Steps" og deretter Lukk.

11 Klikk på fanen "eksterne data" og deretter "Excel". I "Hent eksterne data - Excel regneark" dialogboksen, naviger til regnearket brukeren bare importert og klikk "Åpne". Velg "Legg ved en kopi av Records til Table" -knappen. I det samme feltet, markerer du tabellen at postene vil bli lagt til; Trykk på pil ned ved siden av feltet. De nye rekorder for å legge til vil bli lagt til bordet brukeren nettopp opprettet. Klikk på "OK".

12 Velg neste regneark i arbeidsboken fra "Vis regneark" felt-boksen. Klikk "Next". Gjennomgå kolonneoverskriftene for å sikre at de er nøyaktig; Klikk "Next" og deretter "Finish" og informasjonen vil bli lagt til den valgte tabellen.

Hint

• Etter at data er lagt til den eksisterende tabellen, åpne den for å vise dataene for å sikre at det er lagt riktig. Hvis regnearkene ikke inneholder de samme dataene, importere hver regneark som en egen tabell; gjenta trinn 1 til 9.
• Når det nye feltet er lagt til den eksisterende tabellen, sikre datatypen er den samme. For eksempel, hvis dataene for tiden i kundens kontonummer feltet er et tall, sjekk for å sikre at nye data lagt til i feltet er også et tall. Hvis det er tekst, vil en feilmelding bli opprettet, og dataene vil ikke bli lagt til bordet. I stedet vil en annen tabell opprettes viser artiklene som ikke ble lagt til den eksisterende tabellen.