Hvordan redusere filstørrelse i Quickbooks

En av de viktigste klagene som Quickbooks brukere har er at programmet ser ut til å svare og behandle data saktere når selskapet filen har vokst i flere år. Arkiv og kondensere Quickbooks data for å redusere størrelsen på filen og gjenvinne tapt ytelse.

Bruksanvisning

1 Start Quickbooks og åpne datafilen du ønsker å kondensere.

2 Klikk på "File", deretter "Arkiv og Forminsker data."

3 Klikk på radio knappen merket "Slå sammen transaksjoner som av en bestemt dato," og deretter skrive inn en dato. Kondensedatafilen fjerner detaljer fra alle transaksjoner før den datoen du går inn, og erstatte dem med sammendrag som bruker mindre plass på harddisken. Selv om det er mulig å gjennomgå detaljene i gamle transaksjoner ved å gjenopprette en sikkerhetskopi, er det best å velge en dato som er lang nok siden at du neppe trenger å gå gjennom detaljene igjen. For eksempel vurdere å bruke 31 desember fra kalenderåret før den forrige som en cutoff dato. Klikk "Next".

4 Klikk i boksene ved siden av ubrukte elementer som er trygt å slette, for eksempel poster for leverandører som ikke har tilhørende transaksjoner, og klikk deretter på "Next".

5 Lag en backup fil når du blir bedt. Gi filen et navn som sikrer det vil ikke forveksles med noe annet, og omfatter datoen for backup i navnet. Denne filen vil inneholde detaljene for alle transaksjoner som vil bli fjernet i arkiveringsprosessen; sørge for at backup-filen er lagret på flere fysiske steder slik at det ikke kan gå tapt.

6 Klikk "Start Forminsker" å arkivere og kondensere Quickbooks fil.

Hint

• Mange små bedrifter bruker Quickbooks å lagre og håndtere alle sine finansielle poster. Av denne grunn er det viktig å ikke gjøre feil når arkivering og kondense filene dine. Hvis du er i tvil om hvorvidt du utfører denne operasjonen riktig, bør du vurdere å kontakte en Quickbooks konsulent for å få hjelp.