Hvordan skrive ut postetiketter fra Excel XP: Master Utskriftsfletting

Utskriftsfletting er Microsofts programvare for utskrift av formaterte adresser - i standardbrev, på konvolutter, på etiketter, og så videre - fra adresselister som du har bygget i Excel, Access, SQL, eller andre Microsoft Office-programvare.

Utskriftsfletting er en stor ressurs hvis du har betydelig utsendelser - julekort, frivillig organisasjon eller forretningsforbindelser, for eksempel.

Denne eHow artikkelen snakker om bare én måte å bruke utskriftsfletting: ta adresseinformasjon fra et regneark i Excel XP, og formatere den for å skrive ut på selvklebende etiketter som du kan kjøpe fra ethvert kontor forsyning butikken.

Hvis du aldri har brukt Utskriftsfletting før, må du ha din Office XP disken for å installere Utskriftsfletting programvare. Trinnene nedenfor forutsetter at du allerede har installert den funksjonaliteten, men hvis du har ikke du blir bedt om å sette inn disken på riktig tidspunkt.

Trinnene nedenfor også anta at du har kjøpt etikettene, eller vet nøyaktig hvilke etiketter du kommer til å kjøpe. Angi hvilke etiketter du bruker, er en av de første trinnene i fremgangsmåten.

Bruksanvisning

1 Skriv inn adresseinformasjon til Excel. Rad 1 i Excel må merke den type informasjon i hver kolonne, og adresse innhold går inn i radene 2 og følgende. Mine etiketter i rad 1 var "etternavn", "fornavn", "gate", "by", "stat", "ZIP", og "land". Programvaren virket fornøyd med at ordlyden - formatert mine etiketter uten videre instruksjoner.

2 Lagre og lukke Excel-regneark.

3 Åpne Microsoft Word.

4 I ordet "Verktøy" -menyen, klikk "Brev og masseutsendelser", og klikk "Mail Merge Wizard" da.

5 I veiviseren for utskriftsfletting, velg "Etiketter" alternativet, og deretter nederst på veiviseren klikker du på "Neste: Oppstartsdokument".

6 I "Velg basisdokument" delen, "Endre dokumentoppsett" skal allerede være valgt. Hvis ikke, velger du det.

I "Endre dokumentoppsett" -delen, klikk på "Etikett alternativer" -linken.

7 I dialogboksen Etikettalternativer merker du skrivertype, velger du produktnummeret på etiketten du bruker, og klikk "OK".

8 Hvis Utskriftsfletting advarsel vises, klikker du på "OK".

9 På bunnen av veiviseren for utskriftsfletting, klikker du på "Neste: Velg mottakere".

10 I "Velg mottakere" delen "Bruk en eksisterende liste" skal allerede være valgt. Hvis ikke, velger du det.

I "Bruk en eksisterende liste" -delen, klikk på "Browse" linken.

11 I boksen Velg en datakilde dialogboksen navigerer du til Excel regneark som har adressene du vil skrive ut, velg den og klikk "Åpne".

12 I dialogboksen Velg tabell klikker du arket med dine adresser og klikk på "OK".

1. 3 I dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting merker du av i avmerkingsboksene for adresser du vil skrive ut (eller fjerner merket av adresser som du ikke ønsker å skrive ut), og klikk "OK".

14 På bunnen av Utskriftsfletting veiviseren, klikk på "Neste: Ordne etikettene".

15 Klikk "Address block".

16 I dialogboksen Block Sett inn adressefeltet, velge ønsket formateringsalternativer, og klikk "OK".

17 I veiviseren for utskriftsfletting, klikker du på "Oppdater alle etiketter" -knappen.

18 På bunnen av veiviseren, klikk på "Neste: Forhåndsvis etikettene".

19 Hvis du ønsker å endre skrifttype eller skriftstørrelse, velger du teksten du vil endre, og reformatere nå.

20 I veiviseren for utskriftsfletting, klikker du på "Neste: Fullfør flettingen".

21 Last etiketten lager i skriveren (eller gjøre en testkjøring - nå at etikettene er satt opp kan du gjøre så mange tester som du trenger før utskrift).

22 Klikk på "Skriv ut".

23 Hvis Flett til dialogboksen Skriver vises, velger du "Alle" og klikk "OK".

24 I dialogboksen Skriv ut, angi dine preferanser, og skrive som du ville gjort for noen utskrift oppgave.

25 Når du er ferdig å skrive, lagre Word doc før stengetid. Neste gang du åpner den, selv om du har redigert Excel-regneark, vil doc åpne up-to-date, med alle de endringene du har gjort i Excel.

Hint

  • Selv om jeg ikke er en rask kontordame, skrive adresser til Excel og finne ut hvordan du gjør utskriftsfletting tok mindre tid enn adressering konvolutter hånd.
  • Når du lagrer Word-dokumentet du skriver ut etiketter fra, Utskriftsfletting magisk refererer tilbake til Excel-regneark. Oppretthold din adresseliste i Excel, og hver gang du åpner Word-dokumentet endringene vil bli reflektert. Bare si "Ja" når dialogboksen spør om det er greit å kjøre SQL-kommandoen.
  • Bunnlinjen: Du trenger bare å opprettholde din liste på ett sted. Nå det er grunn til å feire!
  • Lagre og lukk Excel regneark før du kjører utskriftsfletting eller åpne Word-dokumentet.