Hvordan spore trening med Microsoft Access

Microsoft Access er en relasjonsdatabase program spesielt utviklet for å tillate deg å lagre og finne data på tvers av flere tabeller. Du ønsker å bruke Access istedenfor Excel til å spore trening fordi det eliminerer repeterende informasjon og gjør det mulig å trekke sammen tilsvarende informasjon for å svare på viktige spørsmål, som "Hvem har hatt opplæring X?" Å spore trening med Microsoft Access, må du bygge en database.

Bruksanvisning

1 Lag en trainee bord. Denne tabellen viser alle som trenger å ha opplæring. Hver trainee vil være en oppføring, eller rad, i denne tabellen med en unik trainee ID-nummer. Eventuell tilleggsinformasjon som er nødvendig for ditt formål skal legges til, for eksempel kontaktinformasjon. Antar alle trenger samme trening, bør du opprette felt for hvert kurs etter behov. Ellers må du legge til en treningstype felt til hver trainee og deretter opprette en egen trening Trengs tabellen.

2 Lag en trenings tabell eller tabeller. Du kan lage en tabell som har alle potensial trening med en trenings ID som nøkkelen og tilleggsinformasjon om at opplæring i andre felt. Hvis du vil ha flere forekomster av samme trening som du ønsker å identifisere seg (april Stuff 101 klassen er vesentlig annerledes enn mai Stuff 101 klasse), må du enten gjøre en ekstra ID-feltet i treningen din tabell for treningstype, eller du kan opprette forskjellige tabeller for forskjellige typer, slik at du kan ha en stæsj 101 trening tabellen atskilt fra Stuff 102.

3 Forholder traineer til sin trening med relasjoner. Uten relasjoner, kan du ikke fortelle hvem som har hatt som trening. Det er to måter å gjøre dette. Forholder trenings IDer fra trenings tabellene til trainee bordet - dette betyr at du sporer opplæring i hovedsak ved å krysse av når en person fullfører opplæringen. Eller forholder trainee-IDer fra trainee tabeller til opplærings tabeller; i dette tilfellet, er du spore opplæring av som fullfører hver klasse. Den andre metoden ville være ideelt hvis treningen foregår i grupper og fremmøte eller bestått er registrert.

4 Bruk spørringer og rapporter. Etter dine tabeller og relasjoner er identifisert, kan du lage spørringer for å se hvilke traineer har fullført en bestemt trening. Du kan også se hvilken opplæring som gjenstår for noen bestemt trainee. Rapporter kan være basert off spørringer for å gjøre denne informasjonen mer utskriftsvennlig.