Sette opp en faktura med Excel

Design Faktura

Før du setter opp en faktura i Excel, er det først nødvendig å lage en skisse - eller i det minste, utvikle en viss idé - av hva det ferdige fakturaen skal se ut. Fakturaer variere betydelig fra bransje til bransje, og selv business to business, men felles felt inkluderer en firmalogo, firma kontaktinformasjon (adresse, telefonnummer, nettside og e-postadresse), kundens navn og kontaktinformasjon, flere linjer med produkt- eller tjenestebeskrivelser og priser, en delsum felt, en skatt (eller avgifter) felt, en totalbeløpet felt og en fin-print område hvor informasjon om garantier, ansvars fritak og andre utgifter kan bli funnet. Vedlagte eksempel courtesy of business konsulentselskap The New Management Group, viser et typisk arrangement av disse feltene.

Separat Hver tekstlinje

I området av fakturaen hvor produkter og tjenester, deres mengder, priser og kostnader er detaljert, er det en god idé å skyggelegge annenhver rad, slik at brukerne lettere kan lese fakturaen. Å skygge rad, først markere cellene som skal skyggelegges ved å klikke på venstre mest celle, holde museknappen, og dra til høyre-cellen. Når raden er valgt, klikker du på "Fyll" -ikonet på verktøylinjen (eller klikk på "Format" og deretter "Cells" og deretter "Pattern"), og velg en lys grå farge. Gjenta denne prosessen for annenhver rad i detalj del av fakturaen.

Legg en Total Per Element

For hvert produkt eller tjeneste, utpeke en kolonne for å angi mengden av produkter kjøpt og merke denne kolonnen i den øverste raden i detaljer delen; i eksempelet faktura ovenfor, ble kolonne "D" anvendt for dette formål, og tittelen ble plassert i celle "D11". Deretter utpeke en kolonne der prisen på produktet eller tjenesten vil bli notert og plassere en tilsvarende tittel på toppen av kolonnen (i eksempelet, er denne informasjonen i kolonnen "E" og tittelen er plassert i celle "E11 "). Endelig utpeke den siste kolonnen som "Total" og merk den tilsvarende (eksemplet viser totalt i kolonnen "F" med tittelen i celle "F11"). Automat beregning av tittelen ved hjelp av Excel formelen til flere prisen per element av mengden. Med eksempelet fakturaen gitt, cellen "F12" vil inneholde formelen "= D12 * E12" for å vise den totale prisen for hvert element. Dette automatisering er nyttig hvis en kunde kjøper flere elementer eller tjenester til samme pris; for eksempel vil en kunde som kjøper ti bokser med kattemat på $ 1,00 hver se "$ 1,00" i "Price" -kolonnen, "10" i "Antall" -kolonnen, og summen av "$ 10,00" ville være automatisk beregnet av Excel formelen i "Total" kolonnen. Gjenta denne prosessen for hver linje i detaljseksjonen.

Legg en Delsum Seksjon

På bunnen av produktet eller tjenesten detalj delen, utpeke en celle - vanligvis den nest siste cellen nær bunnen av seksjonen - for å vise kundens delsum (delsum er den totale kjøpesummen før eventuelle skatter, er avgifter eller rabatter søkt ). Å ha Excel automatisk beregne delsummen, type "= SUM (" inn i delsum cellen, og klikk og dra med musen for å markere alle "Total" celler opprettet i "Legg til en Total Per Itam" ovenfor. Når alle "Total" celler har blitt fremhevet, trykk "Enter" og delsum vises (delsum oppdateres automatisk som elementer legges inn i fremtiden).

Legg en Skatter Seksjon

I cellene rett under "Delsum," legge til (og, om nødvendig, etikett) en celle der skatten blir beregnet. For å beregne lokale skatter, først kontakte den lokale skatteoppkreveren til å identifisere den lokale salgs skattesats (for eksempel skattebeløpet på 7,5% vil bli brukt). I "Skatter" celle i Excel-regneark, skriv Excel formel for å multiplisere "Delsum" av desimalekvivalenten skattesatsen. For dette eksempelet, forutsatt at salget skattesatsen er 7,5% og "Delsum" er lagret i celle F27, formelen i "Skatter" cellen vil bli bokført som "= F27 * 0,075" Etter at den er lagt inn for første gang vil denne formelen oppdateres automatisk med endringer når regnearket brukes.

Legg en Total Seksjon

For å vise det totale beløpet, er det nødvendig å legge skatter og delsum beregnet i trinnene ovenfor. Identifisere en celle hvor den totale vises (i det vedlagte eksempel er den totale vist i celle "F28"). I denne cellen, skriv Excel "SUM" formelen for å legge til delsum og skatter sammen. Hvis, som eksempelet over viser, er det delsum lagret i celle "F26" og skattebeløpet er lagret i celle "F27," formelen for å beregne det totale beløpet ville lese "= SUM (F26 + F27)" Som med de "Subtotal" og "Skatter" celler, vil "Total" automatisk oppdatering etter at den er opprinnelig opprettet.

Legge til notater og annen informasjon som er nødvendig

Med finansiell informasjon til, bruke den resterende plassen på fakturaen for å vise informasjon som retur politikk, kontaktinformasjon, kuponger, kundelojalitet meldinger eller annen informasjon som kan trenge å bli formidlet til kundene. Med denne informasjonen lagt og fakturaen riktig formatert og lagret, er Excel faktura fullført.