Strategier for å redusere Email Overbelastning

Den typiske kontorarbeider håndterer et gjennomsnitt på 110 meldinger per dag - og at volumet er om lag 18 prosent enten spam eller såkalt graymail som består av meldinger unødvendige eller irrelevante for sluttbrukeren, ifølge en 2010 studie av markedsundersøkelser firmaet The Radicati Group. Faktisk data oversvømmelse så overvelder produktivitet som Atos, en outsourcing selskap, besluttet å fase ut interne e-postsystemer i 2014 etter at de oppdaget at en gjennomsnittlig arbeidstaker har brukt en full 20 timer per uke håndtering e-post.

E-post overbelastning er et problem, men det kan delvis avhjelpes gjennom smarte e-ledelsesmetoder tilpasset volum og mentale prosesser av individuelle brukere.

Send Mindre, får mindre

Tilhengere av "boomerang teori" tyder på at det å sende færre meldinger vil gi færre meldinger som svar. Advokatene som konsulenter på Asian Veksling tyder på at strategier som eliminerer unødvendig "Takk" eller "meg også" svar og redusere svar alle eller karbon-kopi meldinger vil redusere volumet av én linje svarer at du må behandle . Videre kutte ut FYI meldinger eller meldinger som "Jeg fikk e-posten din, og vil svare på noen få timer" vil begrense svar som gir noen signifikant semantisk verdi, men likevel krever behandlingstiden.

Spør deg selv om meldingen er virkelig nødvendig, målrettet bare til de rette mottakerne og hensiktsmessig å sende e-post i stedet for et annet medium. Hvis ikke, må du ikke sende den.

sett forventninger

Fortell folk hva du kan forvente fra deg angående e-post korrespondanse. La dem vite hva de skal eller ikke skal sende, når du vanligvis leser meldinger og hvor lang tid det vanligvis tar for deg å svare. Outline eskalerings trasé - instant messaging, telefonsamtaler, tekstmeldinger - for presserende behov.

Når du sender meldinger, gjør det klart i kroppen eller emnefeltet om en reaksjon er nødvendig. Fraser som "ingen respons nødvendig" frikjenne folk i forventning om å erkjenne minst en melding; påminnelser til "svar til meg, ikke til alle" dytte folk til å avstå fra hevelse flyt av post mer enn nødvendig. Vurder å bruke "bcc" (blindkopi) feltet, slik at masse svar er ikke mulig; du kan alltid liste mottakerne i kroppen av meldingen.

batch Processing

Batch prosessering hjelper på to måter. Først sette av en egen periode for å håndtere e-post later andre deler av dagen fri til å gjøre annet arbeid med færre e-postrelaterte avbrudd. For det andre, konsentrere din e-post til en definert blokk av gangen kan forbedre fokus på e-post selv, som fører til bedre innboks styring og mer gjennomtenkte svar.

Motstå trangen til å sjekke innkommende meldinger ofte ved å deaktivere ny-meldingsvarsler, eller ved å holde e-postprogrammet stengt inntil en planlagt batch tid. Bedre ennå, blokk tid i kalenderen din dedikert utelukkende til å svare på telefon og e-postmeldinger.

Stek den Bacn; Skrin Spam

Spam kan være like uunngåelig som død og avgifter, men du trenger ikke være en passiv offer for en endeløs strøm av annonser for prestasjonsforbedring narkotika og billige klokker eller av tilbud for å holde penger i escrow for i fare nigerianske prinser. De fleste moderne e-posttjenester, inkludert web-baserte programmer som Gmail, inkluderer robuste spamfiltre direkte på e-postserveren. Desktop-baserte programmer som Microsoft Outlook eller Mozilla Thunderbird inkluderer verktøy for hjem eller kontor brukere å sette sine egne spamfiltre på fly.

Mindre irriterende enn spam er bacn, teknisk term for meldinger som du kanskje har abonnert på og noen ganger ønsker, men vanligvis ikke egentlig bryr seg om. E-postlister og ønsket annonser fra forhandlere ofte faller i denne kategorien; du kan være interessert i innholdet av og til, men ellers de fleste meldingene er rot. E-post som Outlook.com (tidligere Hotmail) inkluderer en "sweep" funksjon som filer bort, sletter eller unsubscribes fra mange Bacn avsendere; ved hjelp av verktøyet kan redusere mye av uønsket e-post.

Vær forsiktig med å melde deg på e-postlister, selv om - med mindre du huske å melde deg på listen i første omgang, kan en melding med en avmeldingslinken bare tjene som en slu måte å bekrefte e-postadressen din. Tenke to ganger om å klikke på lenken, eller du kan se en økning i spam. Tilsvarende, hvis e-postprogrammet tillater det, deaktivere automatisk visning av bilder fra upålitelige avsendere. Noen spam servere inkluderer "Web bugs", eller små bilder i en e-postmelding som også bekrefter at en melding er åpnet, og dermed at adressen er et godt mål for fremtidige spams.

Mapper, Filtre og regler

For høyre-brained tenkere, kan et hierarkisk system av mapper bringe orden i innboksen kaos. Et system av mapper og nestede undermapper gir ved et blikk kontekst for arkiverte meldinger. Så snart du handle på en melding, fjerne den fra innboksen til en dedikert mappe.

For spesielle formål oppgaver, som å behandle et stort volum av innkommende e-post med tilsvarende egenskaper, et sett med regler gjør underverker. En regel angir forhold som enhver melding må oppfylle; når vilkårene er oppfylt, følger en bestemt handling. Regler kan kjøres automatisk eller on-demand. For eksempel kan du sette en regel for å slette ulest melding i innboksen som er mer enn sju dager gamle, eller en regel for å sende inn i en "boss" automatisk mappe helst lese melding fra sjefen (eller ektefelle!).

Filtre utgjør en middelvei: Et filter viser et bestemt syn på innboksen, noe som gjør det lettere å finne meldinger etter type. Noe så enkelt som en standard sorter etter mottatt dato er et filter, som er en skjerm som viser bare uleste meldinger mer enn 30 dager gamle.

Søk er en spesiell form for filter. Skriv inn søkeordene, og e-postmappe vil vise alle meldinger som viser begrepet. Noen mennesker aldri sortere innboksen sin og i stedet stole på vekslet komplekse former for søk for å finne gamle meldinger. Fordelen med å bruke søke stedet for et arkivsystem er at administrasjonstiden faller til omtrent null - forutsøke ferdigheter er sterk nok for rask utvinning av eldre meldinger.

Farger, kategorier og tagger

For venstre brained tenkere, farger, kategorier og koder kan vise seg mer intuitiv. Fordi de ikke er hierarkisk, og fordi du ikke trenger å sette meldinger på ett sted når flere alternativer kunne søke, koder tilbyr en-til-en eller mange-til-en aggregering av e-poster. For eksempel kan en student bruke "akademisk", "engelsk" og "sommeren 2012 semester" som tagger på en eneste melding fra en professor om et oppdrag i engelsk klasse; hver tag fanger en del av e-post, slik at studenten kan senere trekke opp alle relaterte meldinger som har en eller flere av den samme koden.

Tjenester som Gmail bruker etiketter; programmer som Outlook bruker kategorier. De to begrepene tjene nøyaktig samme formål. Outlook kategorier, men tillate fargekoding for å visuelt skille meldinger på skjermen.

avlaste innhold

Motstå trangen til å holde meldinger i e-post som egentlig hører hjemme i et annet sted; noen former for epost overbelastning resultat fra brukere behandle innboksen sin som en one-size-fits-all arkivskap i stedet for å overføre informasjon til en mer hensiktsmessig verktøy. Konverter forespørsler om arbeid inn i oppgaver; legge til møte ideer til kalenderen din; butikk referansemateriale i en notater program.

Noen e-postlister - spesielt engangsnyhetssendinger - kan bli bedre forbrukes ved hjelp av en RSS-leser i stedet for e-post. For eksempel, i stedet for å motta daglige kopier av dine favoritt tegneserie via e-post, kan du bare abonnere på lenken er syndikeringsinnmating og lese den senere ved hjelp av RSS-leser av ditt valg.

Bruk maler for å gjøre sende meldinger mer effektiv, også. Enten du lagrer malen i en Word-fil, en Outlook-notat, Evernote eller OneNote, holde tekst svarer hendig gjør det enklere å sende komplekse meldinger. For eksempel, hvis du forberede skjelettet av en ukentlig statusrapport til sjefen din offline, kan du bare kopiere og lime malen inn i en ny e-postmelding og fyll inn det nye materialet.

Inbox Zero

Omfavn pseudo-Zen kunsten "Innboks Zero", eller praksisen med tett håndtering av e slik at den primære innboksen forblir ved eller nær tom hele tiden. Opprettholde en tom innboks kan gi en grad av psykologisk tilfredsstillelse som reduserer stress forbundet med en ut-av-kontroll innboks.

E-post overbelastning er like mye et spørsmål om psykologi som teknisk effekt; finne måter å være komfortabel med e-flyten du har kan redusere følelsen av at ting er overbelastet. Inbox Zero tilhengere finner verdi i å holde på toppen av ting slik at de aldri har dusinvis eller hundrevis av meldinger som venter på å bli tatt opp i sine innbokser.

Taktikk for type B personlighet inkludere "godta de tingene du ikke kan endre" strategi, best eksemplifisert ved Ole Brumm er "Å, bry" tilnærming - hvis du ikke la en vill innboks bug deg, så det er egentlig ikke overbelastning.

I motsetning Forskning

Forskere Darryl Forsyth og Lloyd Jenkins av Massey University i Auckland, New Zealand, foreslo i en artikkel presentert på 2011 International Conference on Computer Engineering og applikasjoner som for standard teknikker for å redusere avbrudd, meldingsfiltrering og melding filing ", med unntak av filtrering, er det lite klare bevis på at noen av disse tre metoder kan redusere e overbelastning. "

Det endelige utfallet fra sin forskning er at mange populære triks for innboks ledelsen ikke ser ut til å bli rettferdiggjort av grunnforskning. Faktisk, i noen tilfeller - som teknikker for å redusere avbrudd - det foreslåtte medisinen kan være verre enn sykdommen, som noen studier tyder på at mindre avbrudd bidra til å forbedre hastigheten på å utføre en oppgave eller fokus konsentrasjon om en oppgave over en lengre periode totale arbeidstiden.

Forsyth og Jenkins minner oss om at det er ingen sølvkule for å redusere epost overbelastning. I stedet må hver person plukke fra ulike strategier, buffé, for å komme fram til en løsning som fungerer for den personens unik blanding av volum, ansvar, forventninger og psykiske predisposisjoner.

Med andre ord: Din kjørelengde kan variere. Lykke til.