Teknikker for e-kommunikasjon

I 2011 er e mer populær enn noensinne, takket være den utbredte tilgjengeligheten av e-post, sammen med økt antall enheter som tillater brukere å kunne vise og svare på meldinger både på datamaskinen og vekk fra den. Lære å bruke e-post effektivt ved riktig e-etikette teknikker kan bidra til å gjøre å kommunisere via e-post enda enklere.

Smart Svare

Folk har ofte samtaler via e-post ved å bruke "ubesvart". Disse samtalene (også kalt "tråder") kan bli veldig lang og kan noen ganger dreier off topic. Når du svarer på en lang samtale, bør du vurdere å trimme noen siterte deler av tidligere tråder til bare de som er relevante for den aktuelle samtalen. Revidere emne for å lese "New topic (var - Re: Old emne)" eller noe lignende kan hjelpe andre mennesker i svaret tråden kunne mer nøyaktig følge dagens samtaleemne. I tillegg unngå å bruke "svar til alle" -funksjonen med mindre du er sikker på at alle mottakerne vil ha nytte av å bli inkludert i e-posten tråden.

Gruppe Mailing

E-post kan du sende flere mottakere samtidig. Mens praktisk, kan distribusjons avsløre andres e-postadresser. Bruke alternativet blindkopi (bcc) er et godt alternativ til å holde mottakerlisten private. Hvis du finner ut at du skal sende brevet til den samme gruppen mennesker ofte, vurdere å opprette en e-postliste ved hjelp av en gratis online tjeneste som Yahoo grupper eller Google Grupper.

formatering

De fleste moderne desktop og web-baserte e-postklienter tillate brukere å velge mellom ren tekst, Rich formatert tekst (RTF) og Hypertext Markup Language (HTML) for å formatere sine meldinger. Rene tekstmeldinger er enkel tekst mens RTF og HTML kan inneholde formatering som understreking, fet og kursiv. HTML tillater brukere å sette inn bilder og media i sin e-post, noe som åpner for en rikere e-opplevelse.

vedlegg

Det er vanlig å legge ved en fil i en e-post som en måte å dele et bilde, et dokument eller en annen type fil. De fleste e-post servere har en begrensning på vedleggs filstørrelse og vil ikke tillate visse filtyper (spesielt .exe) forbi sine filtre på grunn av virus frykt. E-poster som overskrider feste parseller eller bryter filtyper kan ofte ha sine vedlegg strippet før de videresendes til brukeren. Det er god praksis å nevne et sted i e-posten kroppen teksten som du fester en e-post, slik at mottakeren vet at en fil skal ha blitt festet og være i stand til å følge opp tilsvarende.

Sikkerhet

E-post-brukere bør være oppmerksom på at e-post er ikke en sikker kommunikasjonsmetode. Aldri sende viktig informasjon som personnummer, førerkort eller bankkontonummer via e-post.