Viktige spørsmål å stille når du tenker på å implementere en Document Management System

Et dokument styringssystem bør gi en klar og omfattende hjelp for lagring og henting av informasjon i en bedrift datanettverk. Som informasjonsbehov kan variere fra bedrift til bedrift, noen av de spørsmål å stille før du implementerer et dokument styringssystem bekymring hvordan et selskap bruker informasjon, programvare integrering krav og sikkerhets og lagringsbehov.

Hva Formål vil en Document Management System Serve?

Bedrifter må holde oversikt over ulike typer informasjon på en kontinuerlig basis. I mange tilfeller er informasjon som er nødvendig for å vurdere klientens posten eller en bestemt situasjon. Identifisere de ulike områdene av informasjon en bedrift arbeider med på en jevnlig basis kan bidra til å fastsette et formål for et dokument styringssystem, ifølge American Academy of Family Physicians. Som ulike selskaper posten og bruke informasjon til ulike formål, forstå bedriftens organisasjons arbeidsflyt gir en grunnleggende idé om hvordan informasjon skal flyte eller ordnes i et dokument styringssystem.

Hvordan vil en Document Management System integreres med eksisterende programmer som er omfattet?

Selskaper som har tilgang til informasjon gjennom et eksisterende datanettverk må vurdere hvordan et dokument styringssystem vil integrere med eksisterende programmer, ifølge American Academy of Family Physicians. Visse dokumenthåndteringssystemer kan integreres eller grensesnitt med visse programmer mer enn med andre. Som programmer vanligvis krever periodiske oppgraderinger, oppgradere et dokument styringssystem kan også kreve andre oppgraderinger til systemprogrammer. Jo mer kompatibel et dokument styringssystem er med selskapets eksisterende programmer, jo lettere vil det være å koordinere oppgraderinger. Kompatibilitet mellom et dokument styringssystem og et selskaps eksisterende oppsettet kan også hindre at dupliserte sett av data eller informasjon som vises i et system nettverk.

Hvilke typer sikkerhetsprotokoller som er nødvendig?

Selskaper som lagrer og administrerer sensitiv informasjon må finne ut hvordan de skal iverksette nødvendige sikkerhetstiltak i et dokument styringssystem, ifølge eWeek Enterprise Applications, et nettverk programvare ressurs sted. Bedrifter innen helsesektoren holdes til strenge lover og forskrifter som berører informasjonsforvaltningspraksis i organisasjonen. Ved implementering av et dokument styringssystem, kan disse retningslinjene diktere hva slags sikkerhetstiltak som trengs i et dokument styringssystem. Sikkerhetstiltak kan også inneholde brukeridentifikasjonsprotokoller som lar bedrifter kontrollere og spore hvor informasjon er tilgjengelig, så vel som brukertilgang fullmakter. Et dokument styringssystem med sikkerhetsprotokoller som gjør det lettere for bedrifter å gjennomføre periodiske revisjoner for eksempel de som kreves av helsevesenet organisasjoner.