Programvare som tillater folk å jobbe et felles dokument
Konseptet med virtuelle organisasjoner var helt uhørt før et par tiår tilbake. I dag, bedrifter har til rådighet menneskelige ressurser fra omtrent alle deler av verden. Dette ville ikke vært mulig uten Internett, som har introdusert revolusjonerende metoder for sammenslåing fjerne arbeidsgivere og arbeidstakere og myndighet dem med verktøy som kreves for å oppnå sine daglige kontor roller og oppgaver. I virtuelle kontorer, folk trenger løsninger som gjør dem i stand til å opprette og redigere dokumenter av alle slag i et virtuelt miljø.
Lagring
Lagringsplass er en viktig ingrediens i hvilken som helst ekstern dokumentbehandling søknad. Filer lagres i en sky miljø, slik at brukerne kan få tilgang til dem fra forskjellige steder. Mengden lagringsplass tilbys varierer fra produkt til produkt. For eksempel lar Google Docs-brukere å lagre opptil 5000 bilder og 5000 dokumenter og presentasjoner, mens Office Live Workspace tilbyr opp til 500 megabyte lagringsplass.
Import File Support
File support er en annen viktig funksjon i fjern dokumentbehandling programvare. Med mindre en bestemt fil format støttes av den eksterne programvaren, vil brukerne ikke kunne importere eller eksportere data fra den filtypen til den eksterne applikasjonen. Som sådan, jo større antall filer som støttes, jo mer praktisk blir det for brukere å utføre sine oppgaver. Office Live Workspace strekker støtte til alle typer filer. Google Dokumenter grenser støtte til vanlige formater.
Filstørrelse
Ekstern programvare begrenser vanligvis størrelsen på filen en bruker kan laste opp fra sin PC. For eksempel støtter Google Docs dokumenter opp til 500 kilobyte i størrelse, samt 2 megabyte bilde. Presentasjoner opptil 10 megabyte i størrelse støttes. Office Live grenser opp til 25 megabyte per filopplasting, uavhengig av filtype.
Deling og samarbeid
Deling og samarbeid bestemme nivået av tilgang brukerne har under arbeid fra et felles dokument, samt antall brukere som kan få tilgang til et dokument samtidig. Vanligvis tilgangsnivået varierer fra vise-bare å vise og redigere. Fremgangsmåten for redigering varierer også. Google Docs lar brukere redigere i en real-time miljø; endringer gjort av en bruker blir sett i sanntid av andre. I Office Live, endringer som er gjort er bare synlig etter at brukeren lagrer dokumentet.
Versjonskontroll og Backup
Versjonskontroll og backup er viktige funksjoner som gjør det mulig for brukere å hente tidligere versjoner av en fil. Remote dokumentbehandling programvare holder vanligvis sikkerhetskopier av eldre filversjoner.
Lagre / eksport
Denne funksjonen bestemmer hva en bruker kan gjøre etter at dokumentet er opprettet. Vanligvis kan du lagre dokumentet eksternt eller eksportere den til en PC. Filformatene som dokumentet kan lagres på PC varierer også. Google Dokumenter kan du eksportere i formater som støttes av Openoffice, MS Office, HTML og PDF-lesere. Kontor eksporterer Live-dokumenter i sine eksisterende formater.
Mobile Support
Mobile støtte kan være viktig, spesielt for eksterne dokumentet behandling av søknader. Google Dokumenter kan nås fra en hvilken som helst mobil enhet, men redigering er ikke tilgjengelig. Office Live grenser mobil tilgang til brukere som er medlemmer av Live @ edu-programmet.